o
รู้จักกับฐานข้อมูลของ Excel จะอยู่ในรูปของรายการข้อมูล
หรือ ตารางข้อมูล (Table)
o
ข้อมูลแต่ละแถวในลิสต์ถือเป็น 1 เรคอร์ด (record) ซึ่งหมายถึงกลุ่มข้อมูลหลายๆ
เรื่องที่ใช้อธิบายหรือบอกรายละเอียดของสิ่งของชิ้นเดียวกัน เช่น รหัส ชื่อ นามสกุล
และตำแหน่งของบุคคลคนหนึ่ง เป็นต้น
o
ข้อมูลแต่ละคอลัมน์ในลิสต์เรียกว่าฟีลด์ (field) ซึ่งหมายถึงข้อมูลแต่ละเรื่องเช่น ชื่อบุคคลก็คือฟีลด์หนึ่ง
และวันเริ่มงานก็เป็นอีกฟีลด์หนึ่ง
o
แถวแรกของลิสต์จะต้องเป็นชื่อฟีลด์เสมอ (เช่น
รหัส คือชื่อฟีลด์ที่อยู่ในคอลัมน์ A และ ชื่อ
คือชื่อฟิลด์ของคอลัมน์ B) ส่วนแถวอื่นๆ
ก็คือข้อมูลแต่ละเรคอร์ด ตัวอย่างข้างต้นจึงเป็นลิสต์ที่มีทั้งหมด 13 เรคอร์ด
o
หัวเรื่องของลิสต์จะมีหรือไม่ก็ได้
ถ้ามีจะต้องไม่อยู่ติดกับแถวที่เป็นลิสต์ คือต้องมีแถวว่างๆ คั่นอย่างน้อย 1
แถวเสมอ เช่น หัวเรื่องคือแถวที่ 1 และ 2 ส่วนลิสต์จะเริ่มจากแถวที่ 4 เป็นต้นไป
และภายในลิสต์จะมีแถวว่างๆ ไม่ได้
มิฉะนั้นจะถือว่าเป็นอีกลิสต์หนึ่งซึ่งเป็นคนละชุดกัน
·
สร้างตารางข้อมูล
ตารางข้อมูล (Table) คือกลุ่มข้อมูลที่สร้างเก็บไว้ใช้งาน
ซึ่งมีลักษณะเหมือนกับฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างข้อมูลประกอบด้วยแถวและคอลัมน์
เมื่อสร้างตารางข้อมูล แถวบนสุดที่เป็นชื่อหัวรายการ (ชื่อฟีลด์)
จะมีลูกศรกำกับอยู่เพื่อใช้สำหรับกรองข้อมูล ซึ่งจะเหมือนกับการใช้ AutoFilter
(ตัวกรองอัตโนมัติ)
- เลือกกลุ่มเซลข้อมูลที่จะนำมาสร้างตารางข้อมูล
หลังจากคลิกปุ่ม OK
แล้วข้อมูลที่เลือกแล้วสั่งสร้างลิสต์นั้น
จะมีเส้นกรอบสีน้ำเงินล้อมข้อมูลอยู่ ที่ชื่อฟิลด์จะมีลูกศรปรากฏอยู่
ใช้สำหรับกรองข้อมูลที่ต้องการให้แสดงและจัดเรียงข้อมูล ซึ่งจะกล่าวถึงในหัวข้อต่อไป
ในกรณีนี้
สังเกตมุมขวาล่าง จะมีสัญลักษณ์มุมปรากฎอยู่ ซึ่งคุณสามารถเพิ่มข้อมูล ในเดือนต่อๆ
ไปได้ โดยการคลิกซ้ายค้างไว้ (เมาส์จะเปลี่ยนสัญลักษณ์เป็นเส้นลูกศร 2
หัว) แล้วลากไปทางขวามือ
ยกเลิกตารางข้อมูล คลิกที่แท็บ
Design
(ออกแบบ) > Covert to Range (แปลงเป็นช่วง)
> คลิก Yes ยืนยัน
<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance
