เรียนรู้การใช้งาน การสร้างสูตรในMicrosoft Excel: การตั้งชื่อเซลหรือช่วงเซล และการนำไปใช้งาน

ตั้งชื่อโดยอัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

ถ้าเวิร์กชีตของคุณมีการนำข้อมูลเรื่องเดียวกันมาจัดไว้ในแถวหรือคอลัมน์เดียวกัน โดยแต่ละแถวหรือคอลัมน์นั้นมีเซลที่เป็นคำอธิบายในลักษณะของหัวเรื่องข้อมูลกำกับอยู่ด้วย ก็ใช้ข้อความหัวเรื่องนั้นมาตั้งเป็นชื่อของกลุ่มเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นบน Excel ได้ทันที ดังนี้

1. เลือกกลุ่มเซลทั้งหมดที่ต้องการตั้งชื่อ โดยต้องเลือกให้รวมคอลัมน์หรือแถวที่เป็นข้อความหัวเรื่องข้อมูลเข้าไปด้วย

2. เลือก Insert > Name > Create (แทรก > ชื่อ >สร้าง)

3. โปรแกรมจะเลือกแถวที่เป็นหัวเรื่องให้ ถ้าไม่ถูกก็ให้เลือกใหม่ เช่น ในตัวอย่างหัวเรื่องอยู่ในแถวบนสุดก็ต้องเลือก Top row (แถวด้านบน) และถ้าตัวเลือกอื่นถูกเลือกไว้ก็ให้เอาออก เช่น ถ้า Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ถูกเลือกด้วย ก็ให้ยกเลิกออก

4. คลิก

(ตกลง)

คุณสามารถตรวจสอบชื่อได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรท้ายช่อง name box (กล่องชื่อ) หรือใช้คำสั่ง Insert > Name > Define (แทรก > ชื่อ > กำหนด) ซึ่งคำสั่งนี้ยังมีที่ใช้อย่างอื่นอีกดังจะได้กล่าวต่อไปสำหรับขั้นนี้ขอให้เข้าใจว่า Excel ได้สร้างชื่อของกลุ่มเซลให้คุณเรียบร้อยแล้ว โดยเซลในแต่ละคอลัมน์จะถูกจับแยกเป็นคนละชื่อกัน จากตัวอย่างข้างต้นคุณจะได้กลุ่มเซลที่มีชื่อเหล่านี้

การตั้งชื่อเซลและกลุ่มเซล

กฎการตั้งชื่อเซล

ในการตั้งชื่อให้กับเซลหรือกลุ่มเซลนั้น ควรจะตั้งชื่อให้สื่อความหมายถึงข้อมูลในเซลที่เลือก ซึ่งในโปรแกรมมีข้อจำกัดการตั้งชื่อดังนี้

- ชื่อต้องไม่ซ้ำกับตำแหน่งอ้างอิงอื่นๆบนเวิร์กชีต เช่น A10 ซึ่งเป็นชื่อเซลอยู่แล้ว จะนำมาตั้งเป็นชื่อไม่ได้

- ในการตั้งชื่อ ต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร หรือ _ (underscore) เท่านั้น

- ชื่อจะต้องประกอบด้วยตัวอักษร, ตัวเลข และเครื่องหมาย . (จุด) , _ (underscore), ? (Question Mark ) และ / (Backslash) เท่านั้น และไม่เกิน 255 ตัวอักษร

- ในการใช้ตัวอีกษรจะเป็นตัวพิมพ์เล็กหรือว่าตัวพิมพ์ใหญ่ ในโปรแกรมถือว่าเป็นคาเดียวกัน

การตั้งชื่อเซลด้วย Name Box

Name Box นอกจากจะใช้แสดงเลือกเซลปลายทางแล้ว และยังสามารถตั้งชื่อเซลหรือกลุ่มเซลได้จากเครื่องมือนี้ได้อีก

1. คลิกเลือกเซลหรือกลุ่มเซลที่ต้องการ

2. พิมพ์ชื่อใส่ใน Name Box และ Enter

การตั้งชื่อเซลด้วย Define Name

การตั้งชื่อเซล นอกจากจะตั้งชื่อในกล่อง Name Box แล้ว ยังสามารถตั้งชื่อนำสั่ง Define Name (กำหนดชื่อ) โดยสามารถเลือกขอบเขตการใช้งานและใส่ข้อคิดเห็นดังนี้

1. เลือกเซลหรือกลุ่มเซล

2.คลิกปุ่ม Define Name (กำหนดชื่อ)

3. ตั้งชื่อเซล

4. เลือกขอบเขตการเรียกใช้งานชื่อเซล

5. กรอกข้อคิดเห็น

6. คลิก ok

ตั้งชื่อเซลตามหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

คือการนำเอาชื่อหัวรายการในกลุ่มหัวข้อมูลมาตั้งชื่อเซล โดยเลือกวิธีเอาชื่อหัวคอลัมน์หรือหัวแถว มาตั้งชื่อเซลให้อัตโนมัติ ดังต่อไปนี้

1. เลือกกลุ่มเซลทั้งหมดพร้อมหัวรายการ

2. คลิกปุ่ม Create from Selection

3. คลิกเลือกค่าจากเซลที่จะนำมาทำเป็นชื่อ

ตัวเลือกค่าที่จะเลือกมาทำชื่อเซลมีดังนี้

- Top row (แถวด้านบน) ให้ใช้ค่าในแถวบนสุดมาเป็นชื่อเซล

- Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ให้ใช้ค่าของเซลในคอลัมน์ซ้ายสุดเป็นชื่อเซล

- Bottom row (แถวด้านล่าง) ให้ใช้ค่าในแถวล่างสุดเป็นชื่อเซล

- Right column (คอลัมน์ด้านขวา) ให้ใช้ค่าของเซลในคอลัมน์ซ้ายสุดเป็นชื่อเซล

การแก้ไขชื่อเซล

หลังจากตั้งชื่อเซลแล้ว เราสามารถแก้ไขหรือจัดการกับชื่อเซลเหล่านั้นได้ เช่น เปลี่ยนชื่อ, ลบชื่อ หรือเปลี่ยนตำแหน่งเซลจากชื่อเซลเดิม โดยใช้เครื่องมือ Name Manager (ตัวจัดการชื่อ) ดังนี้