1. เลือกช่วงเซลที่ต้องการตรวจสอบการรับข้อมูล
2.
เลือกคำสั่ง Data > Validation (ข้อมูล
> การตรวจสอบความถูกต้อง)
3.
ในไดอะล็อกบ็อกซ์ Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล) คลิกแท็บ Settings (การตั้งค่า)
4.
เลือกประเภทของข้อมูลที่จะอนุญาตให้ป้อนได้ในช่อง
Allow:
- Any Value (ค่าใดๆ) ค่าตัวเลขหรือข้อความใด
- Whole number (จำนวนเต็ม) เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็มที่กำหนดในช่วงหนึ่
- Decimal (ตำแหน่งทศนิยม) เฉพาะตัวเลขตามจำนวนทศนิยมที่กำหนด
- List (รายการ) ค่าจากรายการที่เตรียมไว้
- Date (วันที่) ค่าตามกรอบวันที่ที่ระบุ
- Time (เวลา) ค่าตามกรอบเวลาที่ระบุ
- Text length (ตามความยาวข้อความ) ตามความยาวของข้อความที่ระบุ
- Custom (กำหนดเอง) กำหนดค่าเอง เช่น สูตรคำนวณ
o
Between
(อยู่ระหว่าง) ตัวเลขช่วงหนึ่งซึ่งอยู่ระหว่าง ค่าต่ำสุด ถึง
ค่าสูงสุดที่ระบุ
o
Not
between (ไม่อยู่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซึ่งไม่เท่ากับค่าที่ระบุ
o
Equal
to (เท่ากับ) เท่ากับตัวเลขที่ระบุ
o
Not
equal to (ไม่เท่ากับ)
ไม่เท่ากับตัวเลขที่ระบุ
o
Greater
than (มากกว่า) มากกว่าค่าที่ระบุ
o
Less
than (น้อยกว่า) น้อยกว่าค่าที่ระบุ
o
Greater
than or equal to (มากกว่าหรือเท่ากับ)
มากกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ
o
Less
than or equal to (น้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ระบุ
6. กำหนดข้อมูลที่สามารถป้อนได้ในหัวข้อ
Data
(ข้อมูล) ดังตัวอย่างในขั้นที่ 4 เลือกเป็น Whole
number (จำนวนเต็ม) และขั้นที่ 5 เป็น between ต้องระบุช่วงข้อมูลที่จะรับโดยระบุค่าต่ำสุด (Minimum) และค่าข้อมูลสูงสุดที่จะรับ (Maximum) ส่วนถ้าเลือกแบบอื่นในขั้น
4 ก็จะต่างออกไป
7. คลิกแท็บ Input Message (ข้อความที่ใส่)
เพื่อใส่ข้อความอธิบายเกี่ยวกับข้อมูลที่จะป้อนให้ผู้ใช้อ่าน
8. คลิกแท็บ Error Alert (การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด)
เพื่อใส่ข้อความแจ้งเตือนกรณีที่ผู้ใช้ป้อนข้อมูลผิดจากเงื่อนไขที่กำหนดไว้
และเลือกลักษณะการแจ้งเตือนในหัวข้อ Style (ลักษณะ)
ดังนี้
Stop
(หยุด) หยุดการป้อนทันทีหากผู้ใช้ป้อนข้อมูลผิดจากเงื่อนไข
Warning
(เตือน) แสดงข้อความเตือนเมื่อป้อนข้อมูลผิด
และเลือกว่าจะทำงานต่อโดยคลิก Yes เพื่อยอมรับข้อมูลที่ป้อน
หรือ คลิก No ยกเลิกการป้อน
Information
(ข้อมูล) แสดงข้อความแจ้งเตือนเมื่อป้อนข้อมูลผิด และให้เลือกตอบ Yes
ยอมรับข้อมูลหรือคลิก Cancel ยกเลิกการป้อน
9. คลิกปุ่ม
·
ทอสอบการใช้งาน Data
Validation
เมื่อใส่ข้อมูลในตำแหน่งเซลที่ได้กำหนดไว้ไม่ถูกต้อง
จะแสดงข้อความเตือนดังตัวอย่าง
·
ยกเลิกเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูล
1.
เลือกช่วงเซลที่ได้กำหนดเงื่อนไขการตรวจสอบข้อมูลไว้
2.
เลือก Data > Validation (ข้อมูล >
การตรวจสอบความถูกต้อง)
3.
คลิกแท็บ Settings (การตั้งค่า)
แล้วคลิกปุ่ม Clear All (ล้างทั้งหมด)
4.
