การใช้คำสั่ง Data Validation ใน Excel
- เลือกตำแหน่งเซลที่ต้องการตรวจสอบการรับข้อมูล
- เลือกคำสั่ง
Data
> Data Validation (ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้อง)
- ในไดอะล็อกบ็อกซ์
Data
Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล) คลิกแท็บ Settings
(การตั้งค่า)
- เลือกประเภทของข้อมูลที่จะอนุญาตให้ป้อนได้ในช่อง
Allow:
- Any Value (ค่าใดๆ) ค่าตัวเลขหรือข้อความใด
- Whole number (จำนวนเต็ม) เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็มที่กำหนดในช่วงหนึ่
- Decimal (ตำแหน่งทศนิยม) เฉพาะตัวเลขตามจำนวนทศนิยมที่กำหนด
- List (รายการ) ค่าจากรายการที่เตรียมไว้
- Date (วันที่) ค่าตามกรอบวันที่ที่ระบุ
- Time (เวลา) ค่าตามกรอบเวลาที่ระบุ
- Text length (ตามความยาวข้อความ) ตามความยาวของข้อความที่ระบุ
- Custom (กำหนดเอง) กำหนดค่าเอง เช่น สูตรคำนวณ
5. เลือก Custom (กำหนดเอง) ใส่สูตรในการตรวจสอบข้อมูลที่จะทำการป้อน
โดยใช้ COUNTIF
ฟังก์ชั่น COUNTIF
รูปแบบฟังก์ชั่น
COUNTIF(range,criteria)
Range
คือ อ้างอิงไปยังช่วงเซลที่ต้องการนำมานับจำนวนข้อมูลที่ไม่ใช่ค่าว่าง
ตามเงื่อนไขที่กำหนดใน criteria ในตัวอย่างนี้คือ
A2:A3
Criteria
คือ เงื่อนไขที่อยู่ในรูปของตัวเลข ข้อความ
หรือนิพจน์ เพื่อใช้เป็นตัวกำหนดว่าเซลใดบ้างที่จะถูก นับหรือไม่ถูกนับ ในตัวอย่างนี้คือ A3
<2
(น้อยกว่า 2) คือ หากพบข้อมูลที่ตรงกันจากการนับ น้อยกว่า
2 Excel จะยอมให้แสดงค่า แต่หากมีข้อมูลซ้ำ
คือ เท่ากับหรือมากกว่า 2 ก็จะฟ้อง error
ทำให้ไม่สามารถพิมพ์ข้อมูลซ้ำได้
สูตรที่ได้คือ =COUNTIF(A$2:A3,A3)<2
**ในตัวอย่างนี้เราต้องการ
copy สูตรลงมา จึงจำเป็นต้องใส่ $ หน้าแถว 2 เพื่อเป็นการตรึงแถวข้อมูล
6. กดปุ่ม OK
7. เมื่อเรา copy สูตร ลงมาสูตรใน Data Validation ก็จะปรากฏในเซลล์นั้นๆ
ตรวจสอบโดยการคลิกที่เซลล์นั้น แล้วเลือกคำสั่ง Data > Validation (ข้อมูล
> การตรวจสอบความถูกต้อง) เลือก custom
