เรียนรู้การใช้งาน การสร้างสูตรในMicrosoft Excel: การตั้งชื่อเซลหรือช่วงเซล ใน Excel และการนำไปใช้งาน

การตั้งชื่อเซลหรือช่วงเซล ใน Excel และการนำไปใช้งาน

· ตั้งชื่อโดยอัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

ถ้าเวิร์กชีตของคุณมีการนำข้อมูลเรื่อเดียวกันมาจัดไว้ในแถวหรือคอลัมน์เดียวกัน โดยแต่ละแถวหรือคอลัมน์นั้นมีเซลที่เป็นคำอธิบายในลักษณะของหัวเรื่องข้อมูลกำกับอยู่ด้วย ก็ใช้ข้อความหัวเรื่องนั้นมาตั้งเป็นชื่อของกลุ่มเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นได้ทันที ดังนี้

1. เลือกกลุ่มเซลทั้งหมดที่ต้องการตั้งชื่อ โดยต้องเลือกให้รวมคอลัมน์หรือแถวที่เป็นข้อความหัวเรื่องข้อมูลเข้าไปด้วย

2. คลิกที่แท็บ Formulas (สูตร) > Create from Selection (สร้างจากส่วนที่เหลือ) จะพบไดอะล็อกบ๊อกซ์ ดังนี้

· ตัวเลือกใน Create Names from Selection

o Top row (แถวด้านบน) ใช้ในกรณีที่ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวคอลัมน์ และหัวเรื่องอยู่ที่แถวบนสุด โดยจะใช้แถวบนสุดเป็นชื่อ

o Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวแถว และหัวเรื่องอยู่ที่คอลัมน์ซ้ายสุด โดยจะใช้คอลัมน์ซ้ายสุดเป็นชื่อ

o Bottom row (แถวด้านล่าง) ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวคอลัมน์ และหัวเรื่องอยู่ที่แถวล่างสุดโดยจะใช้แถวสุดท้ายเป็นชื่อ

o Right column (คอลัมน์ด้านขวา) ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวแถว และหัวเรื่องอยู่ที่คอลัมน์ขวาสุด โดยจะใช้คอลัมน์ขวาสุดเป็นชื่อ

§ สามารถตั้งชื่อให้กลุ่มเซลในแนวแถวและแนวคอลัมน์ได้ในคราวเดียว โดยเลือกหลายๆ ตัวเลือกพร้อมกัน

§ ถ้าเวิร์กชีตไม่อยู่ในลักษณะที่ถูกต้อง หรือเลือกกลุ่มเซลไม่ถูกต้อง เช่นไม่มีหัวแถวหรือหัวคอลัมน์ หัวแถวหรือหัวคอลัมน์เป็นข้อมูลที่ไม่ใช่ข้อความ Excel ก็จะไม่ตั้งชื่อกลุ่มเซลให้ หรือตั้งให้เฉพาะกลุ่มที่มีองค์ประกอบถูกต้องเท่านั้น

3. โปรแกรมจะเลือกแถวที่เป็นหัวเรื่องให้ ถ้าไม่ถูกก็ให้เลือกใหม่ เช่น ในตัวอย่างหัวเรื่องอยู่ในแถวบนสุดก็ต้องเลือก Top row (แถวด้านบน) และถ้าตัวเลือกอื่นถูกเลือกไว้ก็ให้เอาออก เช่น ถ้า Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ถูกเลือกด้วย ก็ให้ยกเลิกออก

4. คลิก

§ คุณสามารถตรวจสอบชื่อได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรท้ายช่อง name box ซึ่งคำสั่งนี้ยังมีที่ใช้อย่างอื่นอีกดังจะได้กล่าวต่อไปสำหรับขั้นนี้ขอให้เข้าใจว่า Excel ได้สร้างชื่อของกลุ่มเซลให้คุณเรียบร้อยแล้ว โดยเซลในแต่ละคอลัมน์จะถูกจับแยกเป็นคนละชื่อกัน จากตัวอย่างข้างต้นคุณจะได้กลุ่มเซลที่มีชื่อเหล่านี้

· ตั้งชื่อเซลโดยใช้ กล่องชื่อ (Name box)

วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการตั้งชื่อเซล หรือกลุ่มเซลเพียงกลุ่มเดียว เพราะคุณสามารถจะพิมพ์ชื่อเข้าไปใน

ช่อง Name Box (กล่องชื่อ) ได้ทันที (วิธีนี้ใช้ตั้งชื่อเซลได้อย่างเดียว แต่จะลบหรือเปลี่ยนชื่อไม่ได้)

เลือกเซลหรือกลุ่มเซลที่ต้องการตั้งเป็นชื่อเดียวกัน (สำหรับกลุ่มเซลอาจเป็นแบบต่อเนื่องหรือไม่ก็ได้)

คลิกที่ช่อง name box พิมพ์ชื่อกลุ่มเซลแล้วกด Enter

· หลักการตั้งชื่อเซล

ชื่อเซลที่ใช้แทนข้อมูลในเซลหรือกลุ่มเซลหนึ่งๆ นั้น ควรตั้งให้สื่อความหมายถึงข้อมูลนั้นให้มากที่สุด แต่ก็ไม่ควรยาวเกินไปเพราะจะเรียกใช้ไม่สะดวก และมีข้อจำกัดบางอย่างที่ควรทราบดังนี้

o ชื่อเซลอาจประกอบด้วย ตัวอักษร, ตัวเลข, จุดทศนิยม และ _(underscore) แต่ต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษรหรือ _ เท่านั้น

o ชื่อต้องไม่ซ้ำกับชื่อเดิมของเซล (cell reference) เช่น A1, K36

o ชื่อยาวได้ถึง 255 ตัวอักษร และห้ามเว้นวรรค แต่ถ้าจะแบ่งคำก็ให้ใช้จุด (.) หรือ _ ช่วย เช่น “one.Water” “รายได้_1”

o ชื่อที่เป็นภาษาอังกฤษ จะถือว่าตัวอักษรพิมพ์ใหญ่หรือเล็กเหมือนกัน เช่น Firse.Quarter หรือ FIRST.QUARTER เป็นชื่อเดียวกัน

· การแก้ไขชื่อเซล

คุณสามารถแก้ไข หรือจัดการกับชื่อเซลเหล่านั้นได้ เช่น เปลี่ยนชื่อเซล, ลบชื่อเซล หรือเปลี่ยนตำแหน่งเซลจากชื่อเดิม โดยใช้เครื่องมือ Name Manager (ตัวจัดการชื่อ) ในแท็บ Formulas (สูตร)