เริ่มต้นการใช้งานฟังก์ชั่นใน Excel
· รู้จักกับฟังก์ชั่น
ฟังก์ชั่น (Function) แต่ละฟังก์ชั่นจะมีรูปแบบหรือโครงสร้างการใช้งานที่มีลักษณะคล้ายคลึงกันดังนี้
=ชื่อฟังก์ชั่น (อาร์กิวเมนต์1, อาร์กิวเมนต์2, อาร์กิวเมนต์3, อาร์กิวเมนต์n)
=Function name (Argument1, Argument2, Argument3, Argument)
o ชื่อฟังก์ชั่น เป็นส่วนที่บอกหน้าที่และวิธีการคำนวณ เช่น ฟังก์ชั่น SUM, AVERAGE, ทีหน้าที่หาค่าเฉลี่ย, ฟังก์ชั่น COUNT ทำหน้าที่นับจำนวน เป็นต้น
o วงเล็บ ( ) ในทุกฟังก์ชั่นนต้องมีวงเล็บต่อท้าย เช่น SUM ( ) , AVERAGE ( ) , SORT ( )
o อาร์กิวเมนต์ (Argument) คือส่วนของข้อมูลที่ฟังก์ชั่นจะนำไปใช้ประมวลผล ซึ่งอาจจะเป็นเซลอ้างอิง ตัวเลข ข้อความ หรือค่าตรรกะ เช่น จริงหรือเท็จ อาร์เรย์ ค่าความผิดพลาด สูตรหรือฟังก์ชั่นอื่น ซึ่งแต่ละฟังก์ชั่นจะต้องการอาร์กิวเมนต์ที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับรูปแบบของฟังก์ชั่นและจำนวนข้อมูลที่จะใช้ บางฟังก์ชั่นอาจต้องการอาร์กิวเมนต์มากกว่า 1 ตัว เช่น SUM(A1:A30) หรือ ROUND(A10,2) เป็นต้น
· ข้อกำหนดการเขียนฟังก์ชั่น
o ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย = (เท่ากับ) เสมอ ตามด้วยชื่อฟังก์ชั่นซึ่งสามารถพิมพ์ด้วยตัวอักษรแบบพิมพ์เล็กหรือพิมพ์ใหญ่ก็ได้
o การเขียนฟังก์ชั่นต้องไม่มีการย่อหน้าหรือเว้นวรรค โดยต้องพิมพ์สูตรติดต่อไปจนจบ
o อาร์กิวเมนต์ทั้งหมดจะต้องอยู่ภายใต้เครื่องหมาย ( ) (วงเล็บ) โดยพิมพ์ต่อจากชื่อฟังก์ชั่น อาร์กิวเมนต์แต่ละตัวจะคั่นด้วยเครื่องหมาย , (comma)
o บางฟังก์ชั่นอาจมีอาร์กิวเมนต์เพียงตัวเดียว หรือไม่มีอาร์กิวเมนต์เลยก้ได้ เช่น =TODAY( )
o ใส่เครื่องหมาย “ ” คร่อมบนอาร์กิวเมนต์ที่เป็นข้อความเสมอ เช่น =TEMEVALUE(“12:00”)
o ห้ามใส่เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์ที่ใช้กำหนดรูปแบบข้อมูลประเภทตัวเลข เช่น $, & เป็นต้น
· การใส่ฟังก์ชั่น
วิธีที่ 1 พิมพ์ฟังก์ชั่นลงในเซล วิธีนี้ใช้ในกรณีที่ทราบชื่อฟังก์ชั่นและอาร์กิวเมนต์อยู่แล้ว โดยพิมพ์ชื่อฟังก์ชั่นลงไปโดยตรงบนแถบสูตร แล้วเลือกอาร์กิวเมนต์ที่ใช้สำหรับฟังก์ชั่นนั้นๆ
1. คลิกในเซลใส่เครื่องหมาย =
2. พิมพ์ฟังก์ชั่น ตามด้วยวงเล็บเปิดเสมอ =SUM
3. พิมพ์หรือคลิกลากเลือกช่วงเซลที่จะใช้เป็นอาร์กิวเมนต์ ถ้ายังมีอาร์กิวเมนต์อื่นอีก ให้พิมพ์เครื่องหมายคอมม่า (,) คั่นอาร์กิวเมนต์
4. เมื่อได้อาร์กิวเมนต์ครบตามต้องการให้พิมพ์วงเล็บปิด เพื่อจบฟังก์ชั่น
5. กดคีย์ Enter เพื่อจบสูตร
วิธีที่ 2 เลือกฟังก์ชันจากรายการแยกประเภท
1. คลิกเซลที่จะใส่ฟังก์ชั่น
Insert Function(แทรกฟังก์ชั่น) หรือกด Shift + F3
2. คลิกปุ่ม
3. คลิกเลือกประเภทของฟังก์ชั่นจากเมนูของช่อง Or select a category (หรือเลือกประเภท) ในตัวอย่างเลือก Statistical ฟังก์ชันสถิติ
4. คลิกฟังก์ชั่นที่ต้องการ เช่น ถ้าจะหาค่าเฉลี่ยก็เลือกฟังก์ชั่น AVERAGE (หากไม่แน่ใจว่าจะใช้ฟังก์ชั่นไหน ก็คลิกฟังก์ชันที่สงสัยแล้วดูคำอธิบายของฟังก์ชันนั้น)
6. ที่ช่อง Number1, Number2 … ให้ใส่อาร์กิวเมนต์แต่ละตัวให้ครบ
7. ใช้เมาส์คลิกเซลที่เป็นอาร์กิวเมนต์หรือที่จะนำมาคำนวณ
เพื่อคลี่ไดอะล็อกบ็อกซ์กลับออกมา
9. ถ้ายังมีอาร์กิวเมนต์อื่นอีกก็ใส่ในช่องถัดมา ด้วยวิธีเดิมหรือจะพิมพ์ลงไปเองก็ได้ สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่จำเป็น (ชื่อเป็นตัวหนา) จะต้องใส่ให้ครบ ส่วนอาร์กิวเมนต์ที่เป็นทางเลือก (ชื่อเป็นตัวบาง) จะใส่หรือไม่ก็ได้ ขึ้นอยู่กับลักษณะของผลลัพธ์ที่ต้องการ
10. คลิก OK เพื่อจบสูตร
วิธีที่ 3 เลือกฟังก์ชั่นจากปุ่ม
- คลิกเมาส์ในเซลที่จะสร้างสูตรคำนวณ
- คลิกปุ่มลูกศรหลังปุ่ม AutoSum
- เลือกฟังก์ชั่น
- คลิกเลือกขอบเขตเซลที่จะใช้คำนวณ
- คลิปุ่ม AutoSum ซ้ำ หรือกด Enter
วิธีที่ 4 เลือกฟังก์ชั่นจากรายการที่ใช้บ่อย
- พิมพ์เครื่องหมาย = ในเซล หรือบนแถบสูตรคำนวณ
- คลิกลูกศร V
- คลิกเลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการจากรายการที่แสดง
- ป้อนอาร์กิวเมนต์ต่างๆ ให้ครบ
- คลิก OK
· วิธีแก้ไขสูตรคำนวณและฟังก์ชั่น
วิธีที่ 1 แก้ไขด้วยตัวเอง
1. คลิกเลือกเซลที่มีสูตรแล้วกดคีย์ F2 (หรือดับเบิลคลิกในเซล) จะเข้าสู่โหมด แก้ไข (Edit) สังเกตว่า Excel จะใช้สีของแต่ละชื่อเซลในสูตรไปตีกรอบรอบเซลเหล่านั้น
2. จะแก้ไขชื่อเซลใด ก็ให้ใช้เมาส์คลิกค้างที่เส้นขอบของเซลนั้น คลิกลากเมาส์ไปยังเซลใหม่ แล้วปล่อยเมาส์ หรือจะลบเซลเดิม แล้วพิมพ์ชื่อเซลใหม่ลงไปในเซลนั้นหรือที่แถบสูตร
วิธีที่ 2 แก้ไขโดยใช้ Formula Palette
1. คลิกเลือกเซลที่จะแก้ไข
2. คลิกปุ่ม Insert Function (แทรกฟังก์ชั่น)
3. แก้ไขค่าในสูตร หรือคลิกไปเลือกเซลใหม่
4. คลิก OK
<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance
