การป้องกันไฟล์งานที่มีความสำคัญของฝ่ายบุคคลด้วยการ Protect Worksheet

          ปกติเซลในเวิร์กชีตจะถูกต้องให้ล็อคไม่ให้แก้ไขได้ ดังนั้นเมื่อมีการใช้คำสั่งป้องกันเวิร์กชีต เซลทั้งหมดในเวิร์กชีตจะไม่สามารถแก้ไขได้

วิธีซ่อน/ป้องกันเซลสูตรทั้งหมดใน Excel

ขั้นที่ 1 ซ่อน/ป้องกันเซลทั้งหมดในเวิร์กชีต

1. คลิกเพื่อเลือกทั้งหมด

2. เลือกคำสั่ง Format > Cells…

3. ตามปกติแล้ว Excel จะป้องกันเซลทั้งหมดในเวิร์กชีตให้อยู่แล้วโดยอัตโนมัติ และจะเห็นได้จากข้างหน้า Locked มีเครื่องหมาย ถูก ถ้าเลือกทั้ง Locked และ Hidden จะซ่อนสูตรและป้องกันการแก้ไข ถ้าเลือก Locked อย่างเดียว จะลบหรือแก้ไขสูตรไม่ได้ แต่ไม่ซ่อนให้ ถ้าเลือก Hidden อย่างเดียวจะซ่อนสูตรให้และแก้ไขไม่ได้ แต่ลบได้โดยผลลัพธ์ในเซล และสามารถคีย์สูตรใหม่แทนที่สูตรเดิม

4. คลิก OK

ขั้นที่ 2 ยกเลิกการซ่อน/ป้อนกันเซลที่ไม่ใช่เซลสูตร

ต้องยกเลือกการซ่อน/ป้องกันเซลอื่นๆ ที่ไม่ใช่เซลสูตร จะได้คีย์และแก้ไขข้อมูลในเซลเหล่านั้นได้

1. คลิกเมนู Edit > Go To…
2. คลิกปุ่ม Special
3. เลือก Constants
4. คลิก OK จากนั้นจะเห็นแถบสีครอบคลุมเซลทั้งหมดที่ไม่ใช่เซลสูตร
5. คลิกเมนู Format > Cells…
6. คลิก   ล้างเครื่องหมายถูกออกให้หมด
7. คลิก OK

ขั้นที่ 3 ป้องกันเวิร์กชีต

ขั้นตอนสุดท้ายที่จะทำให้เซลสูตรถูกซ่อน/แก้ไขไม่ได้ก็คือ ต้องป้องกันเวิร์กชีตด้วย ถ้าไม่ป้องกันสิ่งที่ทำมาในขั้นที่ 1 และ 2 ก็ไม่มีผลอะไร

1. คลิกเมนู Tools > Protection > Protect Sheet…
2. ตั้งรหัสผ่าน
3. ใส่รหัสผ่านอีกครั้งให้ตรงกับขั้นตอนที่ 2
4. คลิก OK
5. คลิก OK

วิธีซ่อน/ป้องกันเฉพาะบางเซลสูตร

ขั้นที่ 1 ยกเลิกการซ่อน/ป้องกันเซลทั้งหมดในเวิร์กชีต

1. คลิกปุ่ม Select All
2. คลิกเมนู Format > Cells..
3. คลิก   ล้างออกให้หมด
4. คลิก OK

ขั้นที่ 2 ซ่อน/ป้องกันเฉพาะบางเซลสูตร

1. คลิกเลือกเซลสูตรที่จะซ่อน/ป้องกัน
2. คลิกเมนู Format > Cells…
3. คลิกเลือกว่าจะซ่อนหรือป้องกันหรือทั้งอย่าง
4. คลิก OK

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้>  เรียน Excel, เรียนเขียนสูตร, การใช้ Pivot Table,ฟังก์ชั่น if(), SumIF(), CountIF(), VLookUp(), สอน Excel สำหรับ HR

สูตรที่จำเป็นและควรรู้สำหรับงาน HR

สูตรการหาอายุของพนักงาน หรืออายุงาน

ฟังก์ชั่น DATEDIF สำหรับ Excel

        DATEDIF ใช้หาระยะห่างระหว่างวันที่สองค่า โดยสามารถกำหนดรูปแบบในการแสดงผลได้ ว่าต้องการทราบผลต่างเป็น ปี เดือน หรือเป็นวัน

รูปแบบฟังก์ชั่น

                        DATEDIF(start_date,end_date,type)

Start_date      วันที่เริ่มต้น(วันเกิด, วันเริ่มงาน)

End_date        วันที่สิ้นสุด (ส่วนใหญ่จะใช้วันปัจจุบัน)

Type               รูปแบบการแสดงผล มีดังนี้

o   “Y”                 นับระยะเป็นปี

o   “M”                                นับระยะเป็นเดือน

o   “D”                 นับระยะเป็นวัน

o   “YM”             นับระยะเป็นเดือนแบบปีชนปี

o   “YD”              นับระยะเป็นวันแบบปีชนปี

o   “MD”             นับระยะเป็นวันแบบเดือนชนเดือน

วิธีการหาอายุงานด้วยฟังก์ชั่น DATEDIF

1.               จากตัวอย่างในตาราง ที่ตำแหน่งวันที่ปัจจุบัน เราควรใช้ฟังก์ชัน TODAY( ) เพื่อให้โปรแกรมแสดงวันที่ปัจจุบันของ เครื่องทุกครั้งที่เปิดใช้งาน  ดังนั้นให้พิมพ์ =TODAY()  ที่เซลล์ C1

2.               ใส่วันที่เริ่มงาน ให้รูปแบบวันที่ ตรงกับรูปแบบวันที่ปัจจุบัน (C1)

3.               ในช่องหาอายุงาน  ช่องปี(D3) ให้ใส่สูตร =DATEDIF(C3,$C$1,”Y”) แล้วกด Enter

4.               ในช่องหาอายุงาน ช่องเดือน(E3) ให้ใส่สูตร =DATEDIF(C3,$C$1,”YM”) แล้วกด Enter

5.               ในช่องหาอายุงาน ช่องวัน (F3) ให้ใส่สูตร =DATEDIF(C3,$C$1,”MD”) แล้วกด Enter

6.               เลือกช่องเซลล์ D3:F10  แล้วคัดลอกสูตรลงมา

หากต้องการแสดงอายุงานเป็นคำอ่าน ก็สามารถทำได้ด้วยการเชื่อมเซลล์ด้วยเครื่องหมาย & ในสูตร ดังนี้

ที่ตำแหน่ง G3  ใส่สูตร =D3&D$2&E3&E$2&F3&F$2  กด Enter   ผลลัพธ์ที่ได้จะเป็น   3ปี8เดือน2วัน  ซึ่งดูแล้วไม่สวย  แก้ไขด้วยการ ใส่เคาะวรรคด้านหน้าและด้านหลัง “ปี”(D2)   “เดือน”(E2) และ “วัน”(F2)  ก็จะได้ผลลัพธ์ ตามรูปด้านล่าง

สูตรการคำนวณชั่วโมงเวลาทำงาน และคำนวณ OT

จากรูปตัวอย่างสิ่งที่เราต้องการหา คือ เวลาสาย, เวลา OT ,หักมาสาย , ค่า OT และสรุปเงินเดือน

รูปแบบฟังก์ชั่น HOUR  

                                HOUR(serial_number)

รูปแบบฟังก์ชั่น MINUTE

                                MINUTE(seria_number)

                Serial_number  คือ เวลาที่มีค่าชั่วโมงหรือค่านาทีที่ต้องการค้นหาโดยเวลาอาจอยู่ในรูปของข้อความในเครื่องหมายอัญประกาศ เช่น “6:45 PM” หรือเป็นตัวเลขทศนิยม เช่น 0.78125 ซึ่งแทนเวลา 6:45 นาฬิกา หรือผลลัพธ์จากสูตรหรือฟังก์ชั่นอื่น เช่น TIMEVALUE(“6:45 PM”)

·       วิธีการคำนวณหาเวลาเข้างานสาย และคำนวณเวลา OT

1.               ก่อนอื่นเราต้องกำหนดเวลาการเข้างานสายก่อน ในตัวอย่างนี้คือ  9:15 นาฬิกา

2.               คลิกตรงตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการคำนวณ (F6)

3.               ใช้ฟังก์ชัน IF เพื่อทำการเปรียบเทียบ Time-In ว่าน้อยกว่าหรือมากกว่า เวลาเข้างานสาย หรือไม่ ถ้าน้อยกว่าจริงให้  แสดงค่า 0 (ไม่สาย)  หากไม่จริงให้ทำการคำนวณเวลาเข้างานสายโดย เอาเวลาเข้างาน ลบกับเวลาเข้าสาย 9:15  เขียนได้ดังนี้

        =IF(B6<$I$1,0,(B6-$I$1))

** หากต้องการ Copy โดยการลากสูตรลงมาเราต้องทำการตรึงค่าโดย  $I$1

4.               การคำนวณหา เวลา OT  คลิกตรงตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการคำนวณ (G6)

5.               สามารถทำได้โดยการเอา  เวลา OT  Time-Out  ลบด้วย เวลา OT Time-In ได้เลย เพราะเมื่อใส่เครื่องหมายคั่นระหว่าง Hour  กับ Minute  ด้วย  :  โปรแกรมจะทำการคำนวณให้อัตโนมัติด้วยตัวเลขฐาน 60  

·        วิธีคำนวณหาจำนวนเงิน เข้างานสาย และคำนวณค่า OT

1.               ก่อนอื่นต้องหาค่าตอบแทนต่อชั่วโมงเสียก่อน  คำนวณยอดเงิน เข้างานสาย  คลิกเลือกตรงตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการคำนวณ (H6)

2.               เพราะค่าตอบแทนที่ได้เป็นชั่วโมง เราจึงต้องแยกจำนวนชั่วโมงและเศษนาทีออกมา เพื่อเอาจำนวนชั่วโมงเต็มไปคูณกับค่าตอบแทนต่อชั่วโมง ส่วนเศษของนาทีก็เอามาหาสัดส่วนค่าตอบแทน (1 ชั่วโมงมี 60 นาที)โดยเอาค่าตอบแทนต่อชั่วโมงหารด้วย 60 แล้วจึงคูณนาที  แล้วจึงนำผลลัพธ์มารวมกัน

3.               เขียนสูตรได้ดังนี้    =(HOUR(F6)*$G$2)+(MINUTE(F6)*($G$2/60))

4.               ต้องทำการตรึงค่าตอบแทนรายชั่วโมงเพราะเป็นค่าคงที่  แล้วจึงลากสูตร copy ลงมาได้

5.               การคำนวณหาค่า OT ก็ทำเช่นเดียวกัน  เขียนสูตรได้ดังนี้       =(HOUR(G6)*$G$2)+(MINUTE(G6)*($G$2/60))

สูตรการหาจำนวนวันสาย, ลา และขาดงาน

ฟังก์ชั่น  COUNTIF

                เป็นฟังก์ชั่นส่งกลับจำนวนเซลทั้งหมดที่ไม่ใช่ค่าว่างที่อยู่ในช่วงเซลที่ระบุ โดยกำหนดเงื่อนไขในการนับจำนวน

รูปแบบฟังก์ชั่น

                COUNTIF(range,criteria)

range                       อ้างอิงไปยังช่วงเซลที่ต้องการนำมานับจำนวนข้อมูลที่ไม่ใช่ค่าว่าง ตามเงื่อนไขที่กำหนดใน criteria

criteria                   เงื่อนไขที่อยู่ในรูปของตัวเลข ข้อความ หรือนิพจน์ เพื่อใช้เป็นตัวกำหนดว่าเซลใดบ้างที่จะถูกนับหรือไม่ถูกนับ

วิธีการหาจำนวนวันที่มาสาย

1.               คลิกตรงตำแหน่งเซลล์ที่เราต้องการให้แสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่าง คือ  H43

2.               พิมพ์    =COUNTIF(range,   ช่วงข้อมูลที่เราต้องการนับ คือ คอลัมน์ “หักมาสาย (บาท)”   H6:H36, 

3.               criteria คือ กำหนดเงื่อนไขในการนับจำนวน ให้เลือกนับเฉพาะเซลล์ที่มีค่า มากกว่า 0

4.               สูตรที่ได้คือ  =COUNTIF(H6:H36,(">0"))

วิธีการหาจำนวนวันที่ขาด ลาป่วย ลากิจ

1.               คลิกตรงตำแหน่งเซลล์ที่เราต้องการให้แสดงผลลัพธ์ จากตัวอย่าง คือ  ขาด H40 , ลาป่วย H41 , ลากิจ H42

2.               พิมพ์     =COUNTIF(range,    ช่วงข้อมูลที่เราต้องการนับ

3.               criteria คือ กำหนดเงื่อนไขในการนับจำนวน ให้เลือกนับเฉพาะเซลล์ที่ต้องการ

4.               สูตรที่ได้คือ           ขาด          =COUNTIF(J6:J36,"ขาดงาน")

                                        ลาป่วย    =COUNTIF(J6:J36,"ลาป่วย")

                                        ลากิจ       =COUNTIF(J6:J36,"ลากิจ")

การทำบัตรพนักงาน  และสลิปเงินเดือนโดยใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP

ฟังก์ชั่น VLOOKUP        

เป็นฟังก์ชั่นค้นหาค่าในคอลัมน์แรกของตารางหรืออาร์เรย์ข้อมูล แล้วส่งกลับค่าที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกันของแถวที่ระบุไว้

รูปแบบฟังก์ชั่น

                VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

Lookup_value                        ค่าที่ต้องการค้นหาจากคอลัมน์แรกหรือคอลัมน์ซ้ายสุดของตาราง ซึ่งเป็นได้ทั้งค่าตัวเลข ข้อความ หรือการอ้างอิงเซล

Table_array                           การอ้างอิงไปยังตารางที่ต้องการนำมาค้นหาข้อมูลที่ตรงกับ lookup_value ซึ่งการอ้างอิงนี้อาจใช้การอ้างอิงตำแหน่งช่วงเซลหรืออ้างอิงชื่อช่วงเซลก็ได้

Col_index_num                     หมายเลขคอลัมน์ใน table_array ที่ต้องการให้ส่งค่าที่ตรงกับ lookup_value กลับมา

·        ถ้า col_index_num เท่ากับ 1 จะส่งกลับค่าในคอลัมน์แรกของ table_array ถ้า col_index_num เท่ากับ 2 จะส่งกลับค่าในคอลัมน์ที่สองของ table_array และให้ผลทำนองเดียวกันสำหรับค่า col_index_num อื่นๆ

·        ถ้า col_index_num น้อยกว่า 1 จะแสดงข้อผิดพลาด #VALUE!

·        ถ้า col_index_num มากกว่าจำนวนคอลัมน์ทั้งหมดใน table_array จะแสดงข้อผิดพลาด #REF

Range_lookup                        ค่าตรรกะที่ระบุว่าจะให้ฟังก์ชั่น LOOKUP ค้นหาค่าที่ตรงกันอย่างแม่นยำหรือตรงกันโดยประมาณ

·        ถ้า range_lookup เป็น TRUE หรือละค่าไว้ ฟังก์ชั่น LOOKUP จะส่งกลับค่าที่ตรงกันอย่างแม่นยำ แต่ถ้าไม่พบจะส่งกลับค่าที่ตรงกันโดยประมาณ (ค่าที่ตรงกันโดยประมาณคือค่ามากที่สุดแต่น้อยกว่า Lookup_value)

·        ถ้า range_lookup เป็น FALSE ฟังก์ชั่น VLOOKUP จะส่งกลับค่าที่ตรงกันอย่างแม่นยำ ถ้าไม่พบจะแสดงข้อผิดพลาด #N/A

ฟังก์ชั่น HLOOKUP

                เป็นฟังก์ชั่นค้นหาค่าจากแถวแรกของตารางหรืออาร์เรย์ข้อมูล แล้วส่งกลับค่าที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกันของแถวที่ระบุไว้

รูปแบบฟังก์ชั่น

                HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Lookup_value                        ค่าที่ต้องการค้นหาจากคอลัมน์แรกหรือคอลัมน์ซ้ายสุดของตาราง ซึ่งเป็นได้ทั้งค่าตัวเลข ข้อความ หรือการอ้างอิงเซล

Table_array                           การอ้างอิงไปยังตารางที่ต้องการนำมาค้นหาข้อมูลที่ตรงกับ lookup_value ซึ่งการอ้างอิงนี้อาจใช้การอ้างอิงตำแหน่งช่วงเซลหรืออ้างอิงชื่อช่วงเซลก็ได้

·        ถ้า lookup_value มีค่าน้อยกว่าค่าที่เล็กที่สุดในแถวแรกของ table_array ฟังก์ชั่น HLOOKUP จะแสดงข้อผิดพลาด #N/A

Row_index_num                    หมายเลขแถวใน table_array ที่ต้องการให้ส่งค่าที่ตรงกับ lookup_value กลับมา

·        ถ้า row_index_num เท่ากับ 1 ฟังก์ชั่น HLOOKUP จะส่งกลับค่าในแถวแรกของ table_array ถ้า row_index_num เท่ากับ 2 จะส่งกลับค่าในแถวที่สอง table_array และให้ผลทำนองเดียวกันสำหรับค่า row_index_num อื่นๆ

·        ถ้า row_index_num น้อยกว่า 1 จะแสดงข้อผิดพลาด #VALUE!

·        ถ้า row_index_num มากกว่าจำนวนแถวทั้งหมดใน table_array จะแสดงข้อผิดพลาด #REF

Range_lookup                        ค่าตรรกะที่ระบุว่าจะให้ฟังก์ชั่น HLOOKUP ค้นหาค่าที่ตรงกันอย่างแม่นยำหรือตรงกันโดยประมาณ

·        ถ้า range_lookup เป็น TRUE หรือละค่าไว้ ฟังก์ชั่น HLOOKUP จะส่งกลับค่าที่ตรงกันอย่างแม่นยำ แต่ถ้าไม่พบจะส่งกลับค่าที่ตรงกันโดยประมาณ (ค่าที่ตรงกันโดยประมาณคือค่ามากที่สุดแต่น้อยกว่า Lookup_value)

·        ถ้า range_lookup เป็น FALSE ฟังก์ชั่น HLOOKUP จะส่งกลับค่าที่ตรงกันอย่างแม่นยำ ถ้าไม่พบจะแสดงข้อผิดพลาด #N/A

ตัวอย่างสลิปเงินเดือน

ตัวอย่าง ฐานข้อมูลพนักงาน

จากตัวอย่าง

หากเราต้องการให้เมื่อพิมพ์รหัสพนักงานแล้ว ข้อมูล ชื่อ-นามสกลุล,  ตำแหน่ง, แผนก แสดงผล เราจำเป็นต้องมีข้อมูลพนักงานเสียก่อน  เพื่อใช้ในการอ้างอิง

1.               เลือกเซลล์ที่ต้องการให้แสดงผล  ในตัวอย่างคือ ช่อง ชื่อ-นามสกุล แล้วใส่สูตร VLOOKUP

2.               =VLOOKUP(Lookup_value,   ค่าที่ต้องการค้นหา คือ รหัสพนักงาน B8

3.               Table_array  คือ การอ้างอิงไปยังตารางที่ต้องการนำมาค้นหาข้อมูลที่ตรงกับ lookup_value ซึ่งการอ้างอิงนี้อาจใช้การอ้างอิงตำแหน่งช่วงเซลหรืออ้างอิงชื่อช่วงเซลก็ได้  จากตัวอย่างเราทำการอ้างอิงช่วงข้อมูลจาก worksheet ข้อมูลพนักงาน   A4:J22

4.               Col_index_num     หมายถึงเลขคอลัมน์ใน table_array ที่ต้องการให้ส่งค่าที่ตรงกับ lookup_value กลับมา  จากตัวอย่างในข้อมูลพนักงาน  ชื่อ  อยู่ในคอลัมน์ที่ 2

5.               เนื่องจาก ชื่อและนามสกุล ไม่ได้อยู่คอลัมน์เดียวกัน  และเราต้องการให้ชื่อและนามสกุลมาอยู่ในช่องเดียวกันในสลิปเงินเดือน โดยเคาะเว้นวรรคระหว่างชื่อนามสกุล  เราจึงต้องใช้เครื่องหมาย   & “  ”  & แล้วตามด้วยสูตร VLOOKUP  ที่ใช้ในการค้นหาค่านามสกุล

6.               เขียนสูตรได้ดังนี้ 

        =VLOOKUP(B8,ข้อมูลพนักงาน!A4:J22,2) &" "&VLOOKUP(B8,ข้อมูลพนักงาน!A4:J22,3)

7.               สามารถใช้สูตร VLOOKUP เพื่ออ้างอิงข้อมูล  ตำแหน่ง และแผนก

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้>  เรียน Excel, เรียนเขียนสูตร, การใช้ Pivot Table,ฟังก์ชั่น if(), SumIF(), CountIF(), VLookUp(), สอน Excel สำหรับ HR

การตั้งชื่อเซลหรือช่วงเซล และการนำไปใช้งาน

ตั้งชื่อโดยอัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

                ถ้าเวิร์กชีตของคุณมีการนำข้อมูลเรื่องเดียวกันมาจัดไว้ในแถวหรือคอลัมน์เดียวกัน โดยแต่ละแถวหรือคอลัมน์นั้นมีเซลที่เป็นคำอธิบายในลักษณะของหัวเรื่องข้อมูลกำกับอยู่ด้วย ก็ใช้ข้อความหัวเรื่องนั้นมาตั้งเป็นชื่อของกลุ่มเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นบน Excel ได้ทันที ดังนี้

1.     เลือกกลุ่มเซลทั้งหมดที่ต้องการตั้งชื่อ โดยต้องเลือกให้รวมคอลัมน์หรือแถวที่เป็นข้อความหัวเรื่องข้อมูลเข้าไปด้วย

2.     เลือก Insert > Name > Create (แทรก > ชื่อ >สร้าง)

3.     โปรแกรมจะเลือกแถวที่เป็นหัวเรื่องให้ ถ้าไม่ถูกก็ให้เลือกใหม่ เช่น ในตัวอย่างหัวเรื่องอยู่ในแถวบนสุดก็ต้องเลือก Top      row (แถวด้านบน) และถ้าตัวเลือกอื่นถูกเลือกไว้ก็ให้เอาออก เช่น ถ้า Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ถูกเลือกด้วย ก็ให้ยกเลิกออก

4.     คลิก   (ตกลง)

คุณสามารถตรวจสอบชื่อได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรท้ายช่อง name box (กล่องชื่อ) หรือใช้คำสั่ง Insert > Name > Define (แทรก > ชื่อ > กำหนด) ซึ่งคำสั่งนี้ยังมีที่ใช้อย่างอื่นอีกดังจะได้กล่าวต่อไปสำหรับขั้นนี้ขอให้เข้าใจว่า Excel ได้สร้างชื่อของกลุ่มเซลให้คุณเรียบร้อยแล้ว โดยเซลในแต่ละคอลัมน์จะถูกจับแยกเป็นคนละชื่อกัน จากตัวอย่างข้างต้นคุณจะได้กลุ่มเซลที่มีชื่อเหล่านี้

การตั้งชื่อเซลและกลุ่มเซล

           กฎการตั้งชื่อเซล

                  ในการตั้งชื่อให้กับเซลหรือกลุ่มเซลนั้น ควรจะตั้งชื่อให้สื่อความหมายถึงข้อมูลในเซลที่เลือก ซึ่งในโปรแกรมมีข้อจำกัดการตั้งชื่อดังนี้

            - ชื่อต้องไม่ซ้ำกับตำแหน่งอ้างอิงอื่นๆบนเวิร์กชีต เช่น A10 ซึ่งเป็นชื่อเซลอยู่แล้ว จะนำมาตั้งเป็นชื่อไม่ได้

            - ในการตั้งชื่อ ต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษร หรือ _ (underscore) เท่านั้น

            - ชื่อจะต้องประกอบด้วยตัวอักษร, ตัวเลข และเครื่องหมาย . (จุด) ,  _ (underscore), ? (Question Mark ) และ / (Backslash) เท่านั้น และไม่เกิน 255 ตัวอักษร

             - ในการใช้ตัวอีกษรจะเป็นตัวพิมพ์เล็กหรือว่าตัวพิมพ์ใหญ่ ในโปรแกรมถือว่าเป็นคาเดียวกัน

                 

             การตั้งชื่อเซลด้วย Name Box

                     Name Box นอกจากจะใช้แสดงเลือกเซลปลายทางแล้ว และยังสามารถตั้งชื่อเซลหรือกลุ่มเซลได้จากเครื่องมือนี้ได้อีก

1.               คลิกเลือกเซลหรือกลุ่มเซลที่ต้องการ

2.               พิมพ์ชื่อใส่ใน Name Box และ Enter

   การตั้งชื่อเซลด้วย  Define Name

                การตั้งชื่อเซล นอกจากจะตั้งชื่อในกล่อง Name Box แล้ว ยังสามารถตั้งชื่อนำสั่ง Define  Name (กำหนดชื่อ)  โดยสามารถเลือกขอบเขตการใช้งานและใส่ข้อคิดเห็นดังนี้

1. เลือกเซลหรือกลุ่มเซล

 2.คลิกปุ่ม Define Name (กำหนดชื่อ)

3. ตั้งชื่อเซล

4. เลือกขอบเขตการเรียกใช้งานชื่อเซล

5. กรอกข้อคิดเห็น

6. คลิก ok

ตั้งชื่อเซลตามหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

           คือการนำเอาชื่อหัวรายการในกลุ่มหัวข้อมูลมาตั้งชื่อเซล  โดยเลือกวิธีเอาชื่อหัวคอลัมน์หรือหัวแถว มาตั้งชื่อเซลให้อัตโนมัติ ดังต่อไปนี้

           1. เลือกกลุ่มเซลทั้งหมดพร้อมหัวรายการ

           2. คลิกปุ่ม Create from Selection

    3. คลิกเลือกค่าจากเซลที่จะนำมาทำเป็นชื่อ

   ตัวเลือกค่าที่จะเลือกมาทำชื่อเซลมีดังนี้

  - Top row (แถวด้านบน) ให้ใช้ค่าในแถวบนสุดมาเป็นชื่อเซล

  - Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ให้ใช้ค่าของเซลในคอลัมน์ซ้ายสุดเป็นชื่อเซล

  - Bottom row (แถวด้านล่าง) ให้ใช้ค่าในแถวล่างสุดเป็นชื่อเซล

  - Right column (คอลัมน์ด้านขวา) ให้ใช้ค่าของเซลในคอลัมน์ซ้ายสุดเป็นชื่อเซล

   การแก้ไขชื่อเซล

               

หลังจากตั้งชื่อเซลแล้ว เราสามารถแก้ไขหรือจัดการกับชื่อเซลเหล่านั้นได้ เช่น เปลี่ยนชื่อ, ลบชื่อ หรือเปลี่ยนตำแหน่งเซลจากชื่อเซลเดิม โดยใช้เครื่องมือ Name Manager (ตัวจัดการชื่อ) ดังนี้

1. คลิกปุ่ม Name Manager

2. เลือกชื่อเซลที่จะแก้ไข

3. เลือกปุ่ม Edit เพื่อแก้ไข 

4.แก้ไขชื่อเซล

5. คลิก ok

6. คลิก close

ตัวเลือกการแก้ไขชื่อเซลไดอะล็อกบ็อกซ์ Name Manager (ตัวจัดการชื่อ) มีดังนี้

     -      (สร้าง) ตั้งชื่อเซลเพิ่มเติม

- (แก้ไข)  แก้ไขชื่อเซล โดยเปิดไดอะล็อกบ็อก Edit Name  ขึ้นมา สามารเปลี่ยนชื่อเซลได้ในช่อง Name:

                              

 และเปลี่ยนตำแหน่งเซล โดยคลิกปุ่ม เพื่อเลือกเซลใหม่

     -  (ลบ) ลบชื่อเซลทิ้ง     

     -  (ตัวกรอง) กรองชื่อเซลใน Name Manager ให้แสดงเฉพาะชื่อเซล 

      * Clear Filter (ล้างตัวกรอง) ไม่กรองชื่อเซล

      * Name Scoped to Worksheet (ชื่อในแผนงาน) แสดงเฉพาะชื่อเซลที่ใช้ในเวิร์กชีตที่สร้าง

      * Name Scoped to Workbook (ชื่อในสมุดงาน) แสดงเฉพาะชื่อเซลที่ใช้ในเวิร์กบุ๊คทั้งหมด

      * Name with Error (ชื่อที่มีข้อผิดพลาด) แสดงเฉพาะชื่อเซลที่เกิดความผิดพลาด

      * Defined Names (ชื่อที่กำหนด) แสดงเฉพาะชื่อเซลที่ถุกตั้งชื่อไว้

      * Table Names (ชื่อตาราง) แสดงเฉพาะชื่อตาราง (ที่สร้างจากคำสั่ง Format as Table)

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้>  เรียน Excel, เรียนเขียนสูตร, การใช้ Pivot Table,ฟังก์ชั่น if(), SumIF(), CountIF(), VLookUp(), สอน Excel สำหรับ HR