Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (spreadsheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิคส์ ที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลในลักษณะต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักจะนิยมเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกี่ยวกับการคำนวณหรือวิเคราะห์ โดยจะเก็บข้อมูลลงในตารางสี่เหลี่ยมช่องเล็กๆ ที่เรียกว่า เซล (cell) ที่สามารถนำเอาเซลมาอ้างอิงใส่ในสูตร เพื่อให้โปรแกรมคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่บันทึกไว้ออกมาได้อัตโนมัติ เช่น บันทึกยอดขายของพนักงานขายทุกคนไว้ แล้วให้โปรแกรมหาผลรวมของยอดขายทั้งหมดออกมา เป็นต้น
พื้นที่ในการทำงานของ Excel จะมีลักษณะเป็นตารางซึ่งเราจะเรียกว่า เวิร์กชีต (worksheet) อาจเทียบได้กับแต่ละหน้าของสมุดบัญชี โดยแต่ละช่องของตารางก็คือเซลๆ หนึ่ง นอกจากนี้สมุดบัญชีเล่มหนึ่งยังประกอบขึ้นจากหน้าสมุดหลายๆ หน้า ในทำนองเดียวกัน ไฟล์ข้อมูลของ Excel หรือเรียกว่า เวิร์กบุ๊ค (workbook) ก็อาจมีได้หลายเวิร์กชีตเช่นกัน และแต่ละเวิร์กบุ๊คจะถูกจัดเก็บไว้แยกต่างหากจากเวิร์กบุ๊คอื่นๆ ดังนั้นเมื่อพูดถึงไฟล์ข้อมูลของ Excel ก็หมายถึงเวิร์กบุ๊ค 1 เล่มนั่นเอง
ส่วนประกอบของโปรแกรม เมนู และแถบเครื่องมือ ใน Microsoft Excel
• Title bar (แถบชื่อเรื่อง) แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อเวิร์คบุ๊คที่คุณใช้งานอยู่
• Menu bar (เมนูบาร์) แถบเมนูคำสั่งสำหรับการทำงานต่างๆ
• Tool bar (ทูลบาร์) แถบเครื่องมือที่เป็นปุ่มคำสั่งเพื่อช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น
• Formula bar (แถบสูตรคำนวณ) เป็นบริเวณที่ใช้พิมพ์สูตร ใส่ข้อมูล แก้ไขข้อมูลและใช้แสดงสูตรหรือข้อมูลในเซล
• Worksheet (แผ่นงาน) พื้นที่ทำงานที่เราใช้กรอกข้อมูลต่างๆ ลงไป จะมีลักษณะเป็นตาราง ซึ่งแต่ละช่องตารางจะเรียกว่า “Cell” (เซล)
• Task pane (ทาสก์เพน) หน้าต่างที่ใช้แสดงคำสั่งสำหรับการทำงานบางอย่าง เช่น สร้างเวิร์คบุ๊คใหม่ แทรกรูปคลิปอาร์ต เป็นต้น
• Status bar (แถบสถานะ) แสดงสถานะการทำงาน เช่น การกดคีย์ Num lock และแสดงผลรวมจากกลุ่มตัวเลขที่เลือก เป็นต้น
• Mouse pointer (เมาส์พอยเตอร์) แสดงตำแหน่งปัจจุบันที่เมาส์ชี้อยู่
