การพิมพ์ และแก้ไขข้อมูล ใน Excel

การพิมพ์ และแก้ไขข้อมูลใน Excel

1. การป้อนข้อมูลแบบข้อความ (Text) 

          เมื่อกำหนดตำแหน่งเริ่มพิมพ์ และพิมพ์ข้อความลงไปในเซลล์แล้ว ต้องการไปบรรทัดต่อไป ให้กดแป้น Enter แต่หากต้องการ ไปเซลล์ถัดไปทางขวา ให้กดแป้น Tab หรือ แป้นลูกศร ชี้ไปทางขวา

2. การป้อนข้อมูลแบบตัวเลข (Number)

ข้อมูลตัวเลขหลังจากที่พิมพ์ลงไปในเซลล์แล้ว จะอยู่ชิดขอบขวา

                - การพิมพ์ตัวเลขที่มีจุดทศนิยม เช่น 1.00 , 25.20 หากไม่ปรากฎ เลข 0 ในเซลล์ ให้คลิกไอคอน 

           เพิ่มทศนิยม และลดทศนิยม ตามลำดับ

- การใช้ จุลภาค ให้กับตัวเลข เช่น 1500000 หากต้องการใส่เครื่องหมายจุลภาค ให้คลิกไอคอน  

- การแก้ไขข้อมูล กรณี ต้องการแก้ไข อาจจะลบ, เพิ่ม ตัวอักษร, พิมพ์ทับ, พิมพ์แทรก ให้ใช้เมาส์คลิกที่เซลล์ที่        พิมพ์ข้อความ แล้วกดแป้น F2 หรือ ดับเบิลคลิก ที่เซลล์ก็ได้เช่นกัน 

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, พื้นฐาน Excel, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel เบื้องต้น

ส่วนประกอบของไฟล์ Excel, Worksheet, Cell Excel

ส่วนประกอบของไฟล์, Worksheet, Cell ใน Excel

          Worksheet (เวิร์กชีต)  หรือ แผ่นงาน หรือ ชีต  คือพื้อนที่การทำงานของ Excel  ในแต่ละเวิร์กบุ๊คจะมีเวิร์กชีตอยู่จำนวนมาก ซึ่งจะแล้วแต่ผู้ใช้แทรกเพิ่มเข้ามา โดยปกติแล้วเมื่อสร้างเวิร์กบุ๊คใหม่ขึ้นโปรแกรมจะกำหนดค่าเริ่มต้นไว้ที่ 3 เวิร์กชีต ส่วนประกอบของเวิร์กชีตมีดังนี้

·        Row (แถว) คือพื้นที่แถวแนวนอนจากบนลงล่าง ตั้งแต่แถวที่ 1 ไปจนถึงแถวที่ 65536 ชื่อของแถวคือ หมายเลขที่แสดงหัวแถว

·        Column (คอลัมน์) คือพื้นที่คอลัมน์แนวตั้งจากซ้ายไปขวา จากคอลัมน์ A ไปจนถึงคอมลัมน์ IV จะมีทั้งหมด 256 คอลัมน์ ชื่อของคอลัมน์คือ ตัวอักษรที่อยู่บนหัวคอลัมน์ เช่น A, B, C,…

·        Cell (เซล) เซลแต่ละเซลก็มี ชื่อสำหรับใช้อ้างอิง (cell reference) ที่ใช้ตำแหน่งของแถวและคอลัมน์มาประกอบกันเป็นชื่อ เช่น เซลที่อยู่ตรงคอลัมน์ A แถวที่ 2 ก็จะเรียกว่า A2  เป็นต้น ส่วน “เซลที่กำลังใช้งาน” (active cell) คือเซลที่เรากำลังเลือกหรือทำงานอยู่ในขณะนั้น

การเพิ่ม, แก้ไข และลบข้อมูลลงใน Cell และการจัดรูปแบบข้อมูลใน Cell

การเลือกเซลล์ (Cell Selection)

1. การเลือกเซลล์เดียว : มีวิธีการเลือกเซลล์อย่างง่าย 2 วิธี คือ ใช้เมาส์ คลิกลงไปในเซลล์ที่ต้องการ และ/หรือ ใช้ แป้นลูกศร เลื่อนขึ้นบน - ลงล่าง - ไปทางซ้าย - ขวา โดยมีข้อกำหนด กดแป้นเลื่อน 1 ครั้ง จะเลื่อนไปทีละ 1 เซลล์

                แป้น Enter สามารถใช้เลื่อนลงไปยังเซลล์ ถัดไป ด้านล่าง เท่านั้น

2. การเลือกเซลล์ตั้งแต่ 2 เซลล์ ขึ้นไป : มี 5 ลักษณะ คือ

1) การเลือกเซลล์ที่อยู่ติดกัน สามารถเลือกใช้เมาส์ หรือ แป้นคีย์บอร์ด ได้ ดังนี้
                ใช้เมาส์คลิก แล้วลากไปยังเซลล์ถัดไป ......แนะนำวิธีการลากคลุม ในกรณีเลือกเซลล์มากๆ ให้ลากในมุมทะแยงลง
                 กดแป้น Shift ค้างไว้ จากนั้น กดแป้น ลูกศร .......กดแป้นลูกศร 1 ครั้ง จะเลื่อนไป 1 เซลล์

2) การเลือกเซลล์ที่อยู่ห่างกัน มีวิธีการเลือก โดยใช้เมาส์ ดังนี้ คือ

                ใช้เมาส์คลิก แล้วกดแป้น Ctrl ค้างไว้ และเลือก เซลล์ต่อๆไปได้

3) การเลือกเฉพาะแถว ให้ใช้เมาส์คลิกตรงชื่อแถว (หมายเลข 1 - 65536) นั้นๆ โดยสามารถเลือกแถวที่ติดกันได้ หรือ เลือกแถวที่อยู่ห่างกันได้ โดยการกดแป้น Ctrl ค้างไว้

4) การเลือกเฉพาะคอลัมน์ ให้ใช้เมาส์คลิกตรงชื่อคอลัมน์ ( อักษร A - IV)

5) การเลือกทั้งแผ่นงาน หมายถึง เลือกทั้งแถวและคอลัมน์ โดยการใช้เมาส์คลิกที่ปุ่ม Sheet Control

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, พื้นฐาน Excel, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel เบื้องต้น

เพิ่มคำสั่งจาก Ribbon ไปใน Quick Access

เพิ่มคำสั่งจาก Ribbon ไปใน Quick Access

          เลือกคำสั่งบนแท็บ Ribbon มาไว้ที่ Quick Access Toolbar ได้อย่างรวดเร็ว ทำได้โดยการคลิกที่ขวาที่ปุ่มคำสั่งที่ต้องการ แล้วเลือก Add to Quick Access Toolbar (เพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน) และหากต้องการยกเลิกคำสั่งออกจาก Quick Access Toolbar ให้คลิกขวาบนคำสั่งที่ต้องการแล้วเลือก Remove From Quick Access Toolbar (เอาออกจากเครื่องมือด่วน)

ย้ายตำแหน่งวาง Quick Access Toolbar

         หากต้องการย้ายการแสดงแถบเครื่องมือด่วนให้แสดงอยู่บนแท็บหรือล่างแท็บ ทำได้ดังนี้

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้>  สอน Excel , พื้นฐาน Excel, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, ,   

การใช้งาน Quick Access Toolbar (แถบเครื่องมือด่วน) ใน Excel

การใช้งาน Quick Access Toolbar (แถบเครื่องมือด่วน) ใน Excel

        เป็นแถบสำหรับเก็บคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ และยังสามารถเพิ่มคำสั่งที่ต้องการเข้ามาเองได้อีกด้วย

                        เราสามารถเลือกคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆมาเก็บที่ Quick Access Toolbar ได้ โดยทำการเลือคำสั่งในรายการที่มีหรือเลือกคำสั่งรวมทั้งหมด

เพิ่มคำสั่งไปใน Quick Access Toolbar

                        หากคุณต้องการเพิ่มคำสั่งที่เรียกใช้งานบ่อยๆมาเก็บไว้ที่Quick Access Toolbar ซึ่งวิธีการทำโดยการเลือกจากคำสั่งรวมทั้งหมด มีวิธีการทำดังนี้

1. คลิกปุ่มท้าย 

Quick Access Toolbar แล้วเลือก More Commands… (คำสั่งเพิ่มเติม) 

2. เลือกคำสั่งที่ต้องการจะให้แสดงบน Quick Access Toolbar

3. คลิกที่ปุ่ม    

เพิ่มคำสั่งลงใน Quick Access Toolbar และสามารถทำการแก้ไขรายการคำสั่งที่เลือกไว้ได้ ดังนี้

Move Up เลื่อนคำสั่งขึ้นทีละ 1 ลำดับ

Move Down เลื่อนคำสั่งลงทีละ 1 ลำดับ

ใช้ยกเลิกคำสั่งที่เลือกไว้ให้กลับไปใช้ค่าเริ่มต้น

ลบคำสั่งที่เลือกไว้ออกจากรายการ

เพื่อจบการทำงาน




<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, พื้นฐาน Excel, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel เบื้องต้น

ปุ่ม Microsoft Office Excel

ปุ่ม Microsoft Office Excel

ปุ่ม   Microsoft office จะอยู่มุมบนซ้ายสุดของหน้าต่างโปรแกรม ใช้ในการเปิดคำสั่งเมนูพื้น      ฐาน รวมถึงคำสั่งที่ใช้ปรับแต่งการทำงานพื้นฐานของโปรแกรม (Excel Options)  มีรายละเอียดดังนี้

New (สร้าง) สร้างเวิร์กบุ๊คใหม่

Save (บันทึก) บันทึกไฟล์เวิร์กบุ๊ค

Save (บันทึก) บันทึกไฟล์เวิร์กบุ๊ค

Print (พิมพ์) สั่งพิมพ์เวิร์กบุ๊คออกเครื่องพิมพ์

Prepare(จัดเตรียม) เตรียมความพร้อมทางด้านความปลอดภัยของไฟล์เวิร์กบุ๊ค

Send (ส่ง) ส่งไฟล์เวิร์กบุ๊คใช้งานผ่านเครื่องมือ ดังนี้
- E-mail
            -  Internet Fax

Publish (ประกาศ) การประกาศไฟล์เวิร์กบุ๊คไปใช้งานดังนี้

 - Excel Services บันทึกเป็นไฟล์ Excel Service นำไปใช้งานในบราวเซอร์

             - Document Management แชร์ไฟล์เวิร์กบุ๊คไว้ที่ เซิร์ฟเวอร์เอกสารกลาง

             - Create Document Workspace (สร้างพื้นที่การทำงานเอกสาร) บันทึกเก็บงานไว้ที่เซิร์ฟเวอร์                      

             เอกสาร ส่วนกลางของ Microsoft Windows SharePoint Server

Close (ปิด) ปิดไฟล์เอกสาร                                                                                               

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, พื้นฐาน Excel, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel เบื้องต้น

การใช้งานคำสั่งคุณสมบัติใหม่ใน Excel 2007

การใช้งานแถบ Ribbon ใน Excel

     Ribbon เป็นกลุ่มคำสั่งที่ออกมาแทนที่ Menu และ Toolbar แบบเก่า ซึ่งคำสังที่ใช้งานจะแบ่งเป็น แท็บ (Tab) ต่างๆ เช่น Home, Insert, Page Layout ฯลฯ เป็นต้น และแต่ละแท็บจะเก็บคำสั่งการใช้งานที่มีลักษณะเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน เช่น Home จะเป็นคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบเอกสาร เช่น การย่อหน้าหรือข้อความ และยังแบ่งคำสั่งออกอีก ซึ่งเป็นกลุ่มย่อยๆ เช่น Front เป็นคำสั่งที่ใช้ในการจัดรูปแบบของข้อความนั้นๆ ฯลฯ เป็นต้น นอกจากนี้ก็ยังมีกลุ่มคำสั่งอื่นๆ อีก ก็จะมีปุ่ม

อยู่มุมล่างขวา ให้คลิกเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์เลือกใช้คำสั่งอื่นเพิ่มเติมได้

เปิดไดอะล็อกบ็อกซ์

     หากกรณีที่เราต้องการตั้งค่าบางอย่าง แต่ไม่มีปุ่มคำสั่งนั้นแสดงอยู่บนแท็บ Ribbon หรือต้องการให้โปรแกรมแสดงรายละเอียดมากขึ้น จะต้องเปิดไดอะล็อกซ์ของคำสั่งนั้นขึ้นมา โดยคลิกปุ่มไดอะล็อกบ็อกซ์ที่มุมขวาของกลุ่มที่ต้องการ เช่น คลิกปุ่ม

     ที่กลุ่มเครื่องมือ Alignment แล้วไดอะล็อก Alignment จะแสดงขึ้นมาให้เรากำหนดค่าต่างๆเหมือนกับเวอร์ชั่นก่อนๆ

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, พื้นฐาน Excel, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel เบื้องต้น

แนะนำโปรแกรม MS Excel และคุณลักษณะสำคัญของโปรแกรม

   
      Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (spreadsheet) หรือตารางคำนวณอิเล็กทรอนิคส์ ที่ใช้เก็บบันทึกข้อมูลในลักษณะต่างๆ ซึ่งส่วนใหญ่มักจะนิยมเก็บข้อมูลตัวเลขที่เกี่ยวกับการคำนวณหรือวิเคราะห์ โดยจะเก็บข้อมูลลงในตารางสี่เหลี่ยมช่องเล็กๆ ที่เรียกว่า เซล (cell) ที่สามารถนำเอาเซลมาอ้างอิงใส่ในสูตร เพื่อให้โปรแกรมคำนวณหาผลลัพธ์จากข้อมูลที่บันทึกไว้ออกมาได้อัตโนมัติ เช่น บันทึกยอดขายของพนักงานขายทุกคนไว้ แล้วให้โปรแกรมหาผลรวมของยอดขายทั้งหมดออกมา เป็นต้น

     พื้นที่ในการทำงานของ Excel จะมีลักษณะเป็นตารางซึ่งเราจะเรียกว่า เวิร์กชีต (worksheet) อาจเทียบได้กับแต่ละหน้าของสมุดบัญชี โดยแต่ละช่องของตารางก็คือเซลๆ หนึ่ง นอกจากนี้สมุดบัญชีเล่มหนึ่งยังประกอบขึ้นจากหน้าสมุดหลายๆ หน้า ในทำนองเดียวกัน ไฟล์ข้อมูลของ Excel หรือเรียกว่า เวิร์กบุ๊ค (workbook) ก็อาจมีได้หลายเวิร์กชีตเช่นกัน และแต่ละเวิร์กบุ๊คจะถูกจัดเก็บไว้แยกต่างหากจากเวิร์กบุ๊คอื่นๆ ดังนั้นเมื่อพูดถึงไฟล์ข้อมูลของ Excel ก็หมายถึงเวิร์กบุ๊ค 1 เล่มนั่นเอง

ส่วนประกอบของโปรแกรม เมนู และแถบเครื่องมือ ใน  Microsoft Excel

• Title bar (แถบชื่อเรื่อง) แสดงชื่อโปรแกรมและชื่อเวิร์คบุ๊คที่คุณใช้งานอยู่
• Menu bar (เมนูบาร์) แถบเมนูคำสั่งสำหรับการทำงานต่างๆ
• Tool bar (ทูลบาร์) แถบเครื่องมือที่เป็นปุ่มคำสั่งเพื่อช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้น
• Formula bar (แถบสูตรคำนวณ) เป็นบริเวณที่ใช้พิมพ์สูตร ใส่ข้อมูล แก้ไขข้อมูลและใช้แสดงสูตรหรือข้อมูลในเซล
• Worksheet (แผ่นงาน) พื้นที่ทำงานที่เราใช้กรอกข้อมูลต่างๆ ลงไป จะมีลักษณะเป็นตาราง ซึ่งแต่ละช่องตารางจะเรียกว่า “Cell” (เซล)
• Task pane (ทาสก์เพน) หน้าต่างที่ใช้แสดงคำสั่งสำหรับการทำงานบางอย่าง เช่น สร้างเวิร์คบุ๊คใหม่ แทรกรูปคลิปอาร์ต เป็นต้น
• Status bar (แถบสถานะ) แสดงสถานะการทำงาน เช่น การกดคีย์ Num lock และแสดงผลรวมจากกลุ่มตัวเลขที่เลือก เป็นต้น
• Mouse pointer (เมาส์พอยเตอร์) แสดงตำแหน่งปัจจุบันที่เมาส์ชี้อยู่