การตั้งชื่อเซลหรือช่วงเซล ใน Excel และการนำไปใช้งาน
· ตั้งชื่อโดยอัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว
ถ้าเวิร์กชีตของคุณมีการนำข้อมูลเรื่อเดียวกันมาจัดไว้ในแถวหรือคอลัมน์เดียวกัน โดยแต่ละแถวหรือคอลัมน์นั้นมีเซลที่เป็นคำอธิบายในลักษณะของหัวเรื่องข้อมูลกำกับอยู่ด้วย ก็ใช้ข้อความหัวเรื่องนั้นมาตั้งเป็นชื่อของกลุ่มเซลในแถวหรือคอลัมน์นั้นได้ทันที ดังนี้
1. เลือกกลุ่มเซลทั้งหมดที่ต้องการตั้งชื่อ โดยต้องเลือกให้รวมคอลัมน์หรือแถวที่เป็นข้อความหัวเรื่องข้อมูลเข้าไปด้วย
2. คลิกที่แท็บ Formulas (สูตร) > Create from Selection (สร้างจากส่วนที่เหลือ) จะพบไดอะล็อกบ๊อกซ์ ดังนี้
· ตัวเลือกใน Create Names from Selection
o Top row (แถวด้านบน) ใช้ในกรณีที่ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวคอลัมน์ และหัวเรื่องอยู่ที่แถวบนสุด โดยจะใช้แถวบนสุดเป็นชื่อ
o Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวแถว และหัวเรื่องอยู่ที่คอลัมน์ซ้ายสุด โดยจะใช้คอลัมน์ซ้ายสุดเป็นชื่อ
o Bottom row (แถวด้านล่าง) ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวคอลัมน์ และหัวเรื่องอยู่ที่แถวล่างสุดโดยจะใช้แถวสุดท้ายเป็นชื่อ
o Right column (คอลัมน์ด้านขวา) ข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่ในแนวแถว และหัวเรื่องอยู่ที่คอลัมน์ขวาสุด โดยจะใช้คอลัมน์ขวาสุดเป็นชื่อ
§ สามารถตั้งชื่อให้กลุ่มเซลในแนวแถวและแนวคอลัมน์ได้ในคราวเดียว โดยเลือกหลายๆ ตัวเลือกพร้อมกัน
§ ถ้าเวิร์กชีตไม่อยู่ในลักษณะที่ถูกต้อง หรือเลือกกลุ่มเซลไม่ถูกต้อง เช่นไม่มีหัวแถวหรือหัวคอลัมน์ หัวแถวหรือหัวคอลัมน์เป็นข้อมูลที่ไม่ใช่ข้อความ Excel ก็จะไม่ตั้งชื่อกลุ่มเซลให้ หรือตั้งให้เฉพาะกลุ่มที่มีองค์ประกอบถูกต้องเท่านั้น
3. โปรแกรมจะเลือกแถวที่เป็นหัวเรื่องให้ ถ้าไม่ถูกก็ให้เลือกใหม่ เช่น ในตัวอย่างหัวเรื่องอยู่ในแถวบนสุดก็ต้องเลือก Top row (แถวด้านบน) และถ้าตัวเลือกอื่นถูกเลือกไว้ก็ให้เอาออก เช่น ถ้า Left column (คอลัมน์ด้านซ้าย) ถูกเลือกด้วย ก็ให้ยกเลิกออก
4. คลิก
§ คุณสามารถตรวจสอบชื่อได้ โดยคลิกปุ่มลูกศรท้ายช่อง name box ซึ่งคำสั่งนี้ยังมีที่ใช้อย่างอื่นอีกดังจะได้กล่าวต่อไปสำหรับขั้นนี้ขอให้เข้าใจว่า Excel ได้สร้างชื่อของกลุ่มเซลให้คุณเรียบร้อยแล้ว โดยเซลในแต่ละคอลัมน์จะถูกจับแยกเป็นคนละชื่อกัน จากตัวอย่างข้างต้นคุณจะได้กลุ่มเซลที่มีชื่อเหล่านี้
วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการตั้งชื่อเซล หรือกลุ่มเซลเพียงกลุ่มเดียว เพราะคุณสามารถจะพิมพ์ชื่อเข้าไปใน
ช่อง Name Box (กล่องชื่อ) ได้ทันที (วิธีนี้ใช้ตั้งชื่อเซลได้อย่างเดียว แต่จะลบหรือเปลี่ยนชื่อไม่ได้)
- เลือกเซลหรือกลุ่มเซลที่ต้องการตั้งเป็นชื่อเดียวกัน (สำหรับกลุ่มเซลอาจเป็นแบบต่อเนื่องหรือไม่ก็ได้)
· หลักการตั้งชื่อเซล
ชื่อเซลที่ใช้แทนข้อมูลในเซลหรือกลุ่มเซลหนึ่งๆ นั้น ควรตั้งให้สื่อความหมายถึงข้อมูลนั้นให้มากที่สุด แต่ก็ไม่ควรยาวเกินไปเพราะจะเรียกใช้ไม่สะดวก และมีข้อจำกัดบางอย่างที่ควรทราบดังนี้
o ชื่อเซลอาจประกอบด้วย ตัวอักษร, ตัวเลข, จุดทศนิยม และ _(underscore) แต่ต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษรหรือ _ เท่านั้น
o ชื่อต้องไม่ซ้ำกับชื่อเดิมของเซล (cell reference) เช่น A1, K36
o ชื่อยาวได้ถึง 255 ตัวอักษร และห้ามเว้นวรรค แต่ถ้าจะแบ่งคำก็ให้ใช้จุด (.) หรือ _ ช่วย เช่น “one.Water” “รายได้_1”
o ชื่อที่เป็นภาษาอังกฤษ จะถือว่าตัวอักษรพิมพ์ใหญ่หรือเล็กเหมือนกัน เช่น Firse.Quarter หรือ FIRST.QUARTER เป็นชื่อเดียวกัน
· การแก้ไขชื่อเซล
คุณสามารถแก้ไข หรือจัดการกับชื่อเซลเหล่านั้นได้ เช่น เปลี่ยนชื่อเซล, ลบชื่อเซล หรือเปลี่ยนตำแหน่งเซลจากชื่อเดิม โดยใช้เครื่องมือ Name Manager (ตัวจัดการชื่อ) ในแท็บ Formulas (สูตร)
ตัวเลือกไดอะล็อกบ๊อกซ์ Name Manager มีดังนี้
ตั้งชื่อเซลเพิ่มเติม
แก้ไขชื่อเซลล์ และเปลี่ยนตำแหน่งเซล โดยคลิกปุ่ม ด้านบน
ลบชื่อเซลทิ้ง
กรองชื่อเซล ใน Name Manager ให้แสดงเฉพาะชื่อเซล· การ นำName Box ไปใช้งาน
ตัวอย่างของการคำนวณ โดยใช้การอ้างอิงจาก Name Box : ต้องการหาผลรวมของเดือน
ม.ค. –มี.ค. 2553
ผลลัพท์ที่ได้คือ
<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance
