การเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลที่นำมาสร้างกราฟ และการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของกราฟ

การเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลที่นำมาสร้างกราฟ และการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของกราฟ ใน Excel

·       การลบชุดข้อมูล

1.               คลิกเลือกบริเวณกราฟ จะพบเส้นแสดงขอบเขตชุดข้อมูลในตาราง

2.               เลื่อนเมาส์มาชี้ที่มุมพื้นที่ด้านซ้ายมือ เมาส์พอย์เตอร์ จะเปลี่ยนเป็นรูป เส้นหัวลูกศร 2 หัว

3.               คลิกซ้ายค้าง แล้วลากปรับขอบเขตข้อมูลตามต้องการ

-                    คลิกซ้ายค้างแล้วลากไปทางขวา คือ การเพิ่มขอบเขตชุดข้อมูลที่ใช้สร้างกราฟ

-                    คลิกซ้ายค้างแล้วลากไปทาซ้าย คือ การลดขอบเขตชุดข้อมูลที่ใช้สร้างกราฟ

·       สลับแนวชุดข้อมูล

หากต้องการสลับชุดข้อมูลจากการพล็อตแนวแถว (Row) ให้เป็นพล็อตแนวคอลัมน์ (Column) เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลอีก

ด้านหนึ่ง สามารถสลับชุดข้อมูลได้ดังนี้

1.               คลิกเลือกกราฟ

2.               คลิกแท็บ Switch Row/Column  (สลับแถว/คอลัมน์)

·       เลือก/แก้ไขชุดข้อมูล

                นอกจากการแก้ไขข้อมูล และสลับชุดข้อมูลแล้ว สามารถจัดการกับชุดข้อมูลอื่นๆ ได้ เช่น ยกเลิกชุดข้อมูล เลื่อนลำดับ หรือเลื่อนตำแหน่งเซลในชุดข้อมูล เป็นต้น

1.               คลิกเลือกกราฟ

2.               คลิกที่แท็บ Design (ออกแบบ) > Select Data (เลือกข้อมูล) จะปรากฎไดอะล็อกบ๊อกซ์ ดังนี้

ตัวเลือกการแก้ไขมี ดังนี้

 คลิกเพื่อเพิ่มชุดข้อมุล     

 คลิกเพื่อแก้ไขชุดข้อมูล

 คลิกเพื่อยกเลิกชุดข้อมูล 

จัดการกับเซลที่ซ่อน และเซลว่าง

 เพื่อเลื่อนชุดข้อมูลขึ้น   

 เพื่อเลื่อนชุดข้อมูลลง 

  คลิกเพื่อสลับชุดข้อมูล

·       การเปลี่ยนแปลงรูปแบบของกราฟ

1.               คลิกเลือกกราฟ

2.               คลิกที่แท็บ Design (ออกแบบ) > Change Chart Type (เปลี่ยนชนิดแผนภูมิ)

3.              คลิกเลือกชนิดของกราฟหลัก และชนิดของกราฟย่อย ตามต้องการ แล้วคลิกที่ปุ่ม   OK

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel,  Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance                               

Pivot Table, Pivot Chart

Excel มีเครื่องมือ Pivot Table ที่จะช่วยให้คุณสร้างรายงานผลสรุปของข้อมูลได้อย่างง่าย และมีความยืดหยุ่นสูง

·       เริ่มสร้าง Pivot Table

1.               คลิกเลือกกลุ่มข้อมูล และคลิกแท็บ Insert > PivotTable

2.               คลิกเลือกตาราง หรือช่วงเซลที่จะนำมาแสดง

        3.               คลิกเลือกตำแหน่งที่จะวาง PivotTable ในเวริชชิร์กชีตเดิม หรือ วางในเวิร์กชีตใหม่ เมื่อเรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม OK

·       การวางฟิลด์ข้อมูล PivotTable

1.       คลิกขวาบนชื่อฟิลด์ แล้วคลิกเลือกเพิ่มไปที่พื้นที่ต่างๆ

A  Report Filter (ตัวกรอง) ใช้สำหรับเลือกกรองรายงานข้อมูลให้แสดงทีละรายการได้

B

Column Labels (ป้ายชื่อคอลัมน์) แสดงฟิลด์ข้อมูลในแนวคอลัมน์

C

Row Labels (ป้ายชื่อแถว) แสดงฟิลด์ข้อมูลในแนวแถว

D

∑ Values (ค่า) แสดงฟิลด์ที่เป็นค่าของข้อมูล หรือฟิลด์ที่ใช้สำหรับการคำนวณค่าของข้อมูล

ผลลัพธ์ 

การยกเลิกฟิลด์ในรายงาน คลิกที่ลูกศรชี้ลง แล้วเลือกว่าต้องการ ยกเลิกออกจากส่วนใด

·       การเปลี่ยนตาราง PivotTable เป็นกราฟ

1.              

คลิกในรายงาน และคลิกที่แท็บ Option > PivotChart

2.               คลิกเลือกชนิดของกราฟหลัก และกราฟย่อย เรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม OK

กรอบคำสั่งที่ใช้ปรับเปลี่ยน การแสดงผลของกราฟ โดยแยกตามฟิลด์ต่างๆ คล้ายกับ รายงาน PivotTable

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance

การป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูลใน Worksheet รวมทั้งป้องกันไม่ให้มองเห็นสูตรคำนวณใน Cell

การป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูลใน Worksheet รวมทั้งป้องกันไม่ให้มองเห็นสูตรคำนวณใน Cell Excel

ปกติเซลในเวิร์กชีตจะถูกต้องให้ล็อคไม่ให้แก้ไขได้ ดังนั้นเมื่อมีการใช้คำสั่งป้องกันเวิร์กชีต เซลทั้งหมดในเวิร์กชีตจะไม่สามารถแก้ไขได้

·       ป้องกันการแก้ไขทั้ง Worksheet (การป้องกันแผ่นงาน)

               1.     คลิกแท็บ Review (ตรวจทาน)     >Protect Sheet (การป้องกันแผ่นงาน)

2.    คลิกเลือก Protect worksheet and… ,กำหนดรหัสผ่าน

3.    คลิกเลือก หรือยกเลิก ให้มีการเลือกเซลที่ถูกล็อค และเซลที่ไม่ถูกล็อคได้ หรือ

กำหนดสิทธิ์ในการทำงานอื่นๆ เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้ว แล้วคลิกปุ่ม OK

 

ยกเลิกการป้องกัน คลิกแท็บ Review (ตรวจทาน) >Unprotect Sheet (การป้องกันแผ่นงาน) แล้วกรอกรหัสผ่านให้ถูกต้อง แล้วคลิกปุ่ม OK

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่น เช่น MS Access ไปแสดงใน Excel

การนำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูลอื่น เช่น MS Access ไปแสดงใน Excel

1.     คลิกปุ่ม Open (เปิด)

2.     เลือกไดร์วและโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ที่ต้องการหาในช่อง Look in(มองหาใหม่)

3.  คลิกปุ่มลูกศรท้ายช่อง Files of type (ชนิดแฟ้ม) แล้วเลือกชนิดของไฟล์ที่ต้องการเปิด เช่น ถ้าเป็นไฟล์ฐานข้อมูลของ        Access ก็เลือก Access Database (*.mdb; *.mde)

4.      คลิกชื่อไฟล์ที่จะเปิด

5.      คลิกปุ่ม Open (เปิด)

6.     ถ้าไฟล์ฐานข้อมูลของ Access ที่เปิดมีหลายๆ Table (ตาราง) โปรแกรมจะขึ้นไดอะล็อกบ็อกซ์ Select Table ให้คุณเลือกว่าจะเปิดตารางใด ให้คลิกเลือชื่อตารางที่ต้องการ

7.     คลิก OK


 <Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance

การดึงข้อมูลจาก Text File เพื่อนำมาแสดงใน Excel และการนำข้อมูลใน Excel แปลงกลับไปอยู่ในรูปแบบของ Text File

การดึงข้อมูลจาก Text File เพื่อนำมาแสดงใน Excel และการนำข้อมูลใน Excel แปลงกลับไปอยู่ในรูปแบบของ Text File

·       การนำเข้าไฟล์ข้อความ (Text Files)

1.                    คลิกปุ่ม Open (เปิด)

2.                    คลิกแล้วเลือกไดรว์และโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ที่ต้องการเปิด

3.                    คลิกเลือกประเภท Text File  ในช่อง Files of type ด้านล่าง

4.                    คลิกเลือกไฟล์ที่ต้องการ

5.                    กดปุ่ม Open

6.                    คลิกเลือกการเข้ารหัสภาษาไทย 

7.                    กดปุ่ม Next

8.                    คลิกเลือกตัวคั่นข้อมูล (แล้วแต่ในไฟล์นั้นจะใช้อย่างไร)

9.                    กดปุ่ม Next.

10.                 เลือกการกำหนดประเภทข้อมูลได้  กดปุ่ม Finish  ก็จะได้ผลลัพธ์ที่นำเข้าจาก Text File

·       การเก็บบันทึกไฟล์ในรูปแบบอื่น

1.               เลือกคำสั่ง File > Save As (แฟ้ม > บันทึกแฟ้มเป็น)

2.               เลือกไดรว์และโฟลเดอร์ที่จะใช้เก็บไฟล์นี้ในช่อง Save in (บันทึกใน)

3.               เลือกรูปแบบหรือชนิดของไฟล์ที่จะเก็บบันทึก ในช่อง Save as type (เก็บเป็นชนิด)

4.               ตั้งชื่อไฟล์โดยพิมพ์ลงในช่อง File name (ชื่อแฟ้ม) ไม่ต้องใส่นามสกุล

5.               คลิกปุ่ม Save (บันทึก)

6.       ถ้ามีคำถามเพิ่มเติมก็ตอบไปตามความเหมาะสม จากตัวอย่าง โปรแกรมแจ้งว่าจะบันทึกได้เฉพาะข้อมูลในเวิร์กชีต   ปัจจุบันเท่านั้น เพราะรูปแบบไฟล์ที่เลือกไม่อนุญาตให้เก็บแบบหลายเวิร์กชีตได้ ให้คลิก OK (ตกลง) เพื่อยืนยัน


<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance

การหาผลรวมโดยใช้ Subtotal

การหาผลรวมโดยใช้ Subtotal ใน Excel

1.   จัดเรียงเรคอร์ดในลิสต์ตามข้อมูลที่จะแยกหาผลสรุปยอ่ย เช่น ในตัวอย่างนี้ต้องการผลสรุปย่อยแยกตามภาคต่างๆ ก็จะเรียงเรคอร์ดตามฟีลด์ ภาค โดยคลิกที่เซลในคอลัมน์ ภาค แล้วคลิกปุ่ม    Sort Ascending (เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก) หรือปุ่ม     Sort Descending (เรียงลำดับจากมากไปหาน้อย)

2.     คลิกแท็บ Data  > Subtotals (ข้อมูล > ผลรวมย่อย)

3.     เลือกฟีลด์ที่ต้องการจัดแบ่งกลุ่มจากช่อง At each change in (สำหรับแต่ละการเปลี่ยนแปลงใน) เช่น ฟีลด์ ภาค (ที่ได้จัดเรียงไว้แล้ว)

4.     เลือกฟังก์ชันสำหรับคำนวณผลสรุปจากช่อง Use function (ใช้ฟังก์ชั่น) เช่น Sum (ผลรวม) คือสรุปเป็นผลรวม

5.     คลิก ถูก หน้าฟีลด์ที่จะให้โปรแกรมคำนวณผลสรุปจากช่อง Add subtotal to (เพื่อผลรวมย่อยที่) เช่น จำนวน และยอดขาย

6.     คลิกเลือก Replace current subtotals (แทนที่ผลรวมย่อยปัจจุบัน) (ถ้าตัวเลือกนี้ไม่ได้ถูกเลือก)

7.     คลิก OK (ตกลง) ก็จะได้ผลของข้อมูลเพิ่มขึ้นมาในลิสต์ดังรูป

สำหรับความหมายของตัวเลือกในไดอะล็อกบ็อกซ์ ผลรวมย่อย (Subtotal) ก็คือ

§  Replace current subtotals (แทนที่ผลรวมย่อยปัจจุบัน) ก่อนที่จะใส่ผลสรุปย่อยใหม่ให้ลผลเดิมออกก่อน ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการสร้างผลสรุปย่อยหลายๆ อย่างพร้อมกัน และการสร้างผลสรุปย่อยแบบหลายชั้น

§  Page break between groups (ตัวแบ่งหน้าระหว่างกลุ่ม) ให้ขึ้นหน้าใหม่ทุกครั้งที่จบข้อมูลแต่ละกลุ่มย่อย

§  Summary below data (สรุปไว้ด้านล่างของข้อมูล) ใส่ผลสรุปไว้ตอนล่างของข้อมูล




<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance

การใช้งาน Sort และ Filter

การใช้งาน Sort และ Filter ใน Excel

·       เรียงลำดับอย่างง่ายโดยใช้ข้อมูลฟีลด์เดียว

1.      คลิกในคอลัมน์ (หรือฟีลด์) ที่ต้องการจัดเรียง เช่น จะเรียงตามเงินเดือนพนักงานก็คลิกตรงฟีลด์ เงินเดือน (ในเซลใดก็ได้)

2.      
คลิกปุ่ม  Sort Ascending (เรียงลำดับจากน้อยไปหามาก) เพื่อเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก คือ ถ้าเป็นฟีลด์ตัวเลขก็จะเรียง 1, 2 , 3, ... แต่ถ้าเป็นข้อความก็จะเรียง A, B, C, ... ก, ข, ค, ....

    o       หรืออาจจะคลิกปุ่ม  Sort Descending (เรียงลำดับจากมากไปหาน้อย) เพื่อเรียงข้อมูลจากมากไปหาน้อย คือถ้าเป็นฟีลด์ตัวเลขก็จะเรียง 9, 8, 7, ... แต่ถ้าเป็นข้อความก็จะเรียง ฮ, อ, ฬ, ...  Z, Y, X, ...

3.     ผลการจัดเรียงจะปรากฎให้เห็นทันที

·       เรียงลำดับแบบมีเงื่อนไขซับซ้อน

1.               คลิกในคอลัมน์ที่จะจัดเรียง

2.               คลิกที่แท็บ Data (ข้อมูล) > จะปรากฎไดอะล็อกบ็อกซ์ Sort (เรียงลำดับ)กำหนดจัดเรียงดังขั้นตอนที่3

3.               เลือกคอลัมน์ที่ Sort by, เลือกการเรียงลำดับจากสิ่งใดที่ Sort On, เลือกวิธีเรียงข้อมูล (Order)

4.               คลิกที่ปุ่ม Add Level (เพิ่มระดับ) กำหนดการจัดเรียงอันดับที่สอง ที่ Then by

5.                เมื่อกำหนกการจัดเรียงเรียบร้อยแล้ว คลิกที่ปุ่ม OK

ผลลัพธ์  

·       กรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ

                วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด คือเลือกเฉพาะเรคอร์ดที่ฟิลด์ใดฟีลด์หนึ่งมีค่าตรงตามที่ระบุ หรืออาจใช้เมื่อเงื่อนไขซับซ้อนมากขึ้น คือนอกจากฟีลด์แรกแล้ว ฟีลด์อื่นๆ ก็ต้องตรงกับค่าที่ระบุด้วย

          1.          คลิกเลือกในกลุ่มข้อมูล แล้วคลิกที่แท็บ Data (ข้อมูล) > Filter (กรอง)

2.              
คลิกลูกศร  dropdown         บนคอลัมน์ที่จะกรอง

3.               คลิกเลือกข้อมุลที่ต้องการกรอง หรือ คลิกเลือก Text/Number Filter (ขึ้นอยู่กับประเภทข้อมูล)

4.               ในตัวอย่างคลิกเลือก Greater Than Or Equal To…

5.               กำหนดการกรองให้แสดงข้อมูลของ ฟิลด์เงินเดือน

 มีค่ามากกว่า หรือเท่ากับ 8,000 เมื่อกำหนดเรียบร้อย

แล้วคลิกปุ่ม  OK 

ผลลัพธ์ 

หรือ ต้องการดูข้อมูลเฉพาะตำแหน่ง พนักงานขาย ทำได้ดังนี้

คลิกที่ลูกศร  Dropdown        ที่ชื่อฟิลด์ตำแหน่ง > คลิกเครื่องหมายถูกในช่องที่หน้า Select All ออก > คลิกเครื่องหมายถูกในช่อง พนักงานขาย > คลิกที่ปุ่ม OK

ผลลัพท์

ยกเลิกการกรอง  คลิกที่ลูกศร  Dropdown  ที่ชื่อฟิลด์ที่ต้องการยกเลิก Filter แล้วคลิกที่คำสั่ง

ยกเลิกการทำงานของ Filter คลิกที่ปุ่ม Filter (กรอง) อีกครั้งที่แท็บ Data (ข้อมูล)  

<Key Word สำหรับค้นหาบทความนี้> สอน Excel, Excel ขั้นสูง, หลักสูตร Excel, คำนวณ Excel, อบรม Excel, เรียน Excel, สูตร Excel, Excel Advance