การเริ่มต้นเรียนรู้การสร้างสูตรใน Microsoft Excel

การสร้างสูตรในโปรแกรม Microsoft Excel
สำหรับผู้ที่มีพื้นฐานในการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel มาบ้างแล้ว จะทราบดีว่า Excel มีสามารถรองรับการใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นงานสำหรับฝ่ายขาย งานบัญชี งานฝ่ายบุคคล และหากเราได้ให้เวลาศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับเครื่องมือ การสร้างสูตร และการใช้งานฟังก์ชั่น (Excel Functions) ที่มีอยู่ใน Microsoft Excel เพียงแค่ 10% ของที่มีอยู่ในโปรแกรม Excel ผมเชื่อเป็นอย่างยิ่งว่าจะทำให้คนที่ใช้งาน Excel สามารถทำงานต่างๆ ที่ทำอยู่เป็นประจำได้รวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำมากยิ่งขึ้น หรือในบางครั้งอาจจะสามารถทำงานในสิ่งที่คิดไม่ถึงมากก่อนว่าโปรแกรม Microsoft Excel จะสามารถทำได้
การสร้างสูตรใน Excel เป็นสิ่งที่ช่วยให้เราสามารถสร้างระบบสำหรับช่วยในการคำนวณ เก็บไว้ใน Cell ของโปรแกรม Excel ทำให้สามารถทำงานต่างๆ ได้ถูกต้องและรวดเร็วยิ่งขึ้น สำหรับผู้ใช้ Excel ที่ปัจจุบันยังต้องใช้เครื่องคิดเลขเพื่อใช้คำนวณตัวเลขก่อนจะนำผลลัทธ์ที่ได้มาใส่ไว้ใน Cell ที่ต้องการ ผมเชื่อว่าเมื่อได้ศึกษาในส่วนนี้แล้ว จะพบว่า Microsoft Excel มันยอดเยี่ยมยิ่งกว่าเครื่องคิดเลขที่ให้งานอยู่เป็นไหนๆ เลยทีเดียว
ลองพิจารณาตัวอย่างต่อไปนี้ครับ

รูปตัวอย่างที่ 1.1 การสร้างผลคำนวณหายอดเงินเบี้ยเลี้ยงที่ต้องจ่ายให้พนักงาน

จากตัวอย่างนี้ จะเป็นตารางของการคำนวณหายอดเงินเบี้ยเลี้ยงที่ทางบริษัทที่ต้องจ่ายให้กับพนักงาน โดยบริษัทกำหนดอัตราเบี้ยเลี้ยงไว้ที่ 100 บาท/คน/วัน ที่เดินทาง ในแต่ละ Cell ที่มีสีพื้นหลังเป็นสีเขียวจะใช้แสดงยอดเงินเบี้ยเลี้ยงตามจำนวนวันที่อยู่ในคอลัมน์เดียวกัน และจำนวนคนที่ไปในแถวเดียวกัน เช่นใน Cell E6 จะแสดงยอดเงินที่เกิดจากการไปดูงาน 3 วัน และส่งพนักงานไป 2 คน ดังนั้นสูตรในการคำนวณสำหรับตัวอย่างนี้คือ

ต่อไปนี้ผมจะเรียกวิธีการสรุปสูตร แล้วเขียนมาเป็นคำพูดที่เข้าใจง่ายดังแสดงในกรอบข้างบนนี้ว่า “การเขียนโพย” เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่เริ่มเขียนสูตรใน Excel
ในตัวอย่างนี้หากเราไม่รู้วิธีการสร้างสูตรใน Excel เราคงต้องคำนวณค่าและกรอกผลลัพธ์ลงไปใน Cell ทีละช่องๆ จนครบ แต่วิธีนี้คงไม่ดีแน่หากเรามี Cell ให้กรอกผลลัพธ์จำนวนมาก ฉะนั้นเราลองมาดูว่าจะสร้างสูตรให้ Excel คำนวณแทนเราได้อย่างไร ลองมาดูรูปตัวอย่างที่ 1.2 เรากำลังจะเริ่มสร้างสูตรเพื่อหาผลลัพธ์ใน Cell C5

รูปตัวอย่างที่ 1.2 เริ่มทำการสร้างสูตรใน Cell C5

คลิก หรือเลื่อน Cursor ไปที่ Cell C5 หลังจากนั้นพิมพ์เครื่องหมาย = เพื่อบอกให้ Excel รู้ว่าสิ่งที่กำลังจะพิมพ์ต่อไปจากนี้คือสูตร

รูปตัวอย่างที่ 1.3 เริ่มสร้างสูตร ขึ้นต้นด้วยเครื่องหมาย =

ถ้ามาถึงจุดนี้แล้ว นึกไม่ออกว่าจะพิมพ์อะไรต่อให้ไปดูโพย (โพยหมายเลข 1) เราจะแทนค่าของคำต่างๆ ในโพยด้วยการอ้างถึงตำแหน่งของ Cell ใน Worksheet ตอนนี้เราอยู่ที่ Cell C5 จะแปลงจากโพยเป็นสูตรได้ดังนี้

ดังนั้นใน Cell C5 จะได้สูตรตามรูปตัวอย่างที่ 1.4 โดยการแปลงนี้เราสามารถใช้เม้าส์คลิกที่ Cell ต่างๆ ที่ต้องการ หรือพิมพ์ลงไปโดยตรงก็ได้ โดยเครื่องหมายคูณ ใน Excel จะใช้สัญลักษณ์ *

ตัวอย่างที่ 1.4 สูตรการคำนวณที่ได้จากการแปลงโพย

เมื่อพิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กด Enter 1 ครั้ง Excel จะแสดงผลการคำนวณออกมาใน Cell C5 ดังรูปตัวอย่างที่ 1.5

รูปตัวอย่างที่ 1.5 ผลการคำนวณที่ได้จากสูตร

เมื่อได้ผลลัพธ์ที่ต้องการแล้วสำหรับ Cell แรก Cell อื่นๆ เราสามารถ Copy สูตรใน Cell C5 ได้เลย เพราะว่าในทุกๆ Cell ใช้โพยในการสร้างสูตรเหมือนกัน แต่จะแตกต่างกันตรงที่ Cell ที่จะนำมาแปลงจากโพยให้กลายเป็นสูตร Excel ดังนั้นลอง Copy สูตรดูเลยครับ แล้วพิจารณาผลลัพธ์ที่ได้ ว่าถูกต้องหรือไม่ (คลิกที่นี่สำหรับวิธีการ Copy สูตรใน Excel)

รูปตัวอย่างที่ 1.6 ผลลัพธ์ที่ได้หลังจาก Copy สูตรจาก Cell C5

จากรูปตัวอย่างที่ 1.6 เกิดอะไรขึ้นกับผลลัพธ์ที่ได้ ผู้ใช้หลายๆ ท่านอาจจะเคย Copy สูตรมาบ่อยครั้งมาก แต่ไม่เคยเจอกับปัญหาแบบนี้ มีใครทราบสาเหตุมั้ยครับว่าปัญหานี้เกิดจากอะไร และจะแก้ปัญหานี้อย่างไร หากอยากทราบ ติดตามกันต่อไปในหัวข้อ การตรึง Cell ในการสร้างสูตรของโปรแกรม Microsoft Excel 

สรุปขั้นตอนการสร้างสูตรใน Excel

1. สรุปสูตรการคำนวณที่ต้องการสร้าง แล้วเขียนเป็นโพยขึ้นมา เพื่อลดข้อผิดพลาด

2. เลือก Cell ที่ต้องการแสดงผลลัพธ์

3. เริ่มต้นสูตรด้วยเครื่องหมาย = จากนั้นให้แปลงโพยให้กลายเป็นสูตร Excel โดยการแทนที่ด้วย ตัวเลข เครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ หรือตำแหน่ง Cell ที่เก็บค่าที่ตรงกับคำพูดในโพย

4. กด Enter เพื่อจบการสร้างสูตร


อบรม excel เรียนรู้ Excel เพิ่มเติม อย่างมีคุณภาพได้ที่ http://www.wisethailand.com/